|
I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet: "Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker." Organisering av arkivtjenestenSør-Varanger kommune er ett arkivorgan, og arkivtjenesten i Sør-Varanger kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Fagleder er leder for kommunens/organets arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale/organets enheter. Arkivansvarlig er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen organisasjonsenhet.
- påse at arkivmedarbeiderne og arkivarbeidet i egen enhet følger lover og bestemmelser
- å påse at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
- å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til fagleder arkiv.
Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet, som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten.
Arkivmedarbeider er
ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter nærmeste overordnedes/arkivansvarliges anvisning eller instruks.
- utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
Arkivtjenesten har hovedansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivinnholdet i kommunens dokumentflyt Dette gjelder all dokumentasjon enten den er papirbasert, elektronisk eller forefinnes og oppbevares i andre former eller med andre medier. Arkivtjenesten er organisert som et sentralisert dokumentsenter. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til eller har rapporteringsansvar til arkivtjenesten. Fagansvarlig arkiv har det faglige overordna ansvaret for arkivtjenesten. Arkivtjenesten skal være en støtte- og kontrollfunksjon, og innehar beslutningsmyndighet for oppfølging av arkivloven, strategiske valg og standard for rutiner i kommunens arkivfaglige arbeid. Arkivtjenestens ansvar for utførelse av oppgavene er å:
- sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Nærmere beskrivelse av arkivtjenestens arbeidsoppgaver:
| Post, postmottak og postliste
|
Poståpning -åpne, stemple, journalføre og skanne all arkivverdig inngående post (fysisk og elektronisk) Sortering og arkivvurdering Opprette nye arkivsaker i forbindelse med journalføring. Journalføring og fordeling i sak- og arkivløsning Skanning av dokumentasjon Statuskontroll av elektronisk importert post Flytting av feilførte dokumenter Kvalitetssikre postlister og publisere Administrere postombringing/distribusjon i Sør-Varanger kommune
|
| Kontroll og kvalitetssikring
|
Journalføre/kvalitetssikre saker og dokumenter, åpen og sikker sone Sikre autentisitet og integritet i arkivene ved å påføre og kontrollere metadata om dokumenter, journalposter og saker, samt gjennomføring av restansekontroll. Sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at disse fungerer som informasjonskilde for administrasjonen og allmennheten, samt som rettslig, forvaltningsmessig og historisk dokumentasjon for ettertida.
|
| Oppgaver saksnivå
|
Opprettelse av saker Sletting av saker Flytting av saker Kontroll og kvalitetssikring av saker og journalposter opprettet av saksbehandler
|
| Andre daglige oppgaver
|
Registrering av innkommende korrespondanse og tilrettelegging for videre saksbehandling i kommunen. Gjenfinning av saker Vedlikeholde fysiske arkiver Rydde fysiske arkiver Restanselister og forfallslister, følge opp saksbehandler ved behov Kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer. Brukerstøtte Opplæring av saksbehandlere Oppfølging av innsynsbegjæringer Produksjon av offentlig journal Oppfølging av restanser Avslutting av saker Avviksbehandling Rådgivning Utføre kassasjon etter gjeldende bestemmelser Historisk arkiv - betjene utlån fra arkiv/arkivdepot
|
|
|