|
ANBUD Anbud legges ut og saksbehandles i Doffin, arkivverdige dokumenter overføres til Websak som dokumentasjon. I noen tilfeller gjøres dette alikevel manuelt utenfor Doffin, og da gjelder følgende rutine: Ved utlysning av anbud må arkivtjenesten få beskjed om utlysning med frist. Mottatte anbud skal ikke åpnes, men konvolutten skal stemples med dagens dato, og oppbevares i egen hylle på arkivtjenesten. Ved mottak journalføres (midlertidig) konvolutten i WebSak. Slik journalføring gjøres for å kvalitetssikre mottak, og for at saksbehandler skal ha oversikt over antall mottatte anbud. Dokumentet graderes med U-3 Anbydere skal ha merket konvolutten med "ANBUD" slik at det kommer tydelig fram at den ikke skal åpnes før anbudsfristen går ut. Ved anbudsåpning, jfr forskrift om offentlige anskaffelser § 8- 9, tilbudsåpning ved anbudskonkuranser, skal rettidig leverte anbud åpnes på det tidpunkt og på det sted som er oppgitt i konkuranssegrunnlaget. Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver, og representant for arkivtjenesten. Arkivtjenesten skal ivareta registrering, skrive anbudsprotokoll og journalføre i WebSak. |