|
Post som skal registreres til saksbehandlingssystemet Profil blir levert postmottak/arkivtjenesten i merkede konvolutter. Post som kommer direkte fra søkere/brukere av helsetjenester i kommunen blir også levert hit. Denne posten skilles ut fra annen post ved åpning, og legges i egen merket hylle i låst postskap inne på postrommet. Sikkerhet: Skanner som blir brukt til dette står inne på låst postrom, og det er egen skanner og datamaskin med sikker og lukket linje til Profil. Alle dokumenter som skannes inn via Pix Edit til Profil slettes automatisk hver kveld kl 23. Rutinene skal sikre at saksbehandlingen blir tilstrekkelig dokumentert, og arkivert uten unødig dobbeltarkivering og registrering. Jmfr forskrift om offentlege arkiv. Kapittel III- A Fagsystemet Profil har i prinsippet to arkivdeler, saksarkiv som er knyttet mot NOARK 5 kjernen, og EPJ arkiv som er knyttet til Elektronisk Pasient Journal.
Postjournal Profil (vsa)
|
Epj arkiv
|
Ansvar
|
| Søknader/ saksutredning/vedtak
|
Epikriser (brukes det som begrunnelse i en saksutredning skal den til postjournal
|
Arkivtjenesten
|
| Kartleggingsskjema som knyttes mot en sak, eks omsorgsbolig/omsorgslønn
|
Medisinsk faglig informasjon
|
Arkivtjenesten
|
| Innkalling til møter
|
Ukeplaner
|
Arkivtjenesten
|
| Referat fra møter
|
Individuell plan (skjemabehandling)
|
Arkivtjenesten
|
| Klagebrev
|
Prøvesvar
|
Arkivtjenesten
|
| Diverse andre brev,(hvis det fører til en sak, har tilknytning til en sak, eller har verdi for kommunen. Saksbehandling starter når det kommer en søknad.
|
Røntgensvar
|
Arkivtjenesten
|
| Rapporter - så langt det knyttes opp mot en saksbehandling
|
Histologisvar
|
Arkivtjenesten
|
| Sakkyndig vurdering - om det knyttes opp mot en saksbehandling
|
Utskrivningsrapporter ol fra sykehus/laboratorier
|
Arkivtjenesten
|
| Henvisninger - så sant det knyttes opp mot en saksbehandling
|
Journalnotat - bruker en opplysningene som begrunnelse i en saksutredning, skal det stå i postjournal
|
Arkivtjenesten
|
| Legenotat/ legerklæringer - om det knyttes opp mot en saksbehandling
|
Sykepleierapporter
|
Arkivtjenesten
|
| Medikamentavtaler
|
Samtykkeerklæringer
|
Arkivtjenesten
|
| Div. avtaler
|
Funksjonsvurdering
|
Arkivtjenesten
|
| Fråsegn (bekreftelse på mottak av langtidsplass ved sykehjem)
|
Utskrivningsrapporter
|
Arkivtjenesten
|
| Kvittering for utlevering av hjelpemidler
|
Innkalling til møter
|
Arkivtjenesten
|
| Søknad/vedtak om hjelpemidler
|
Referat fra møter
|
Arkivtjenesten
|
| Vedtak om individuell plan
|
Legenotat/legeerklæring
|
Arkivtjenesten
|
| Svarskjema fra beboer/pårørende
|
Kvittering for utlevering av hjelpemidler
|
Arkivtjenesten
|
| Egenmelding om inntekstopplysninger
|
Søknad/vedtak om hjelpemidler
|
Arkivtjenesten
|
| Samtykkeerklæringer
|
|
|
1.
|
Beskrivelse skanning til vsa postjournal
|
Ansvar
|
|
|
Posten stemples Sør-Varanger kommunes stempel med dagens dato.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Klargjøring for skanning, fjerne stifter/binders.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Skille hvert dokument med strekkodeark for skanning. Hvitt for postjournal i Profil.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Åpne Pix-Edit (skanneprogram for Profil)
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Legg dokumenter i mater på skanner, start skanning
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Velg fil, lukk alle, svar ja til å lagre endringer, og endre filnavn(dok.type, etternavn, f.dato) eks, "hjemmesykepleie Hansen 14.10.1945.pdf, for hver enkelt fil, og lagre. Gjentas for alle dokumenter. Lukk ned program
|
Arkivtjenesten
|
|
|
|
|
|
|
Åpne vsa2 tannhjul, trykk en tast for å fortsette osv osv, svar n på spørsmål om å slette pdf. Denne operasjonen sørger for oversending til Profil.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Sjekk logg
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Etter skanning lagres dokumentene i mappe, merk hver mappe med antall dokumenter, dato og legges i eget låst arkivskap inne på postrom.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
Beskrivelse skanning til epj arkiv
|
Ansvar
|
|
|
Posten stemples Sør-Varanger kommunes stempel med dagens dato.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Klargjøring for skanning, fjerne stifter/binders.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Skille hvert dokument med strekkodeark for skanning. Hvitt for postjournal i Profil.
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Åpne Pix-Edit (skanneprogram for Profil)
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Legg dokumenter i mater på skanner, start skanning
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Velg fil, lukk alle, svar ja til å lagre endringer, og endre filnavn(dok.type, etternavn, f.dato) eks, "hjemmesykepleie Hansen 14.10.1945.pdf, for hver enkelt fil, og lagre. Gjentas for alle dokumenter. Lukk ned program
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Åpne vsa2 tannhjul, trykk en tast for å fortsette osv osv, svar n på spørsmål om å slette pdf (denne operasjonen sørger for oversending til Profil)
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Sjekk logg
|
Arkivtjenesten
|
|
|
Etter skanning lagres dokumentene i mappe, merk hver mappe med antall dokumenter, dato og legges i eget låst arkivskap inne på postrom.
|
Arkivtjenesten
|
|
|