|
Post: Posten kjem ca. kl. 12.00 annakvar dag, og blir plassert ved hovudinngangen, arkivmedarbeider sorterer posten.
- Post adressert til helsesenter, helsestasjon, fysioterapeut, tildelingskontor, barnevern, NAV, kyrkjekontor, skal IKKJE opnast. Desse skal leggjast direkte i posthylla til den enkelte.
- Anbod skal ikkje opnast, men samlast i ei mappe til fristen har gått ut. Dette skal vera merka på konvolutten.
- Brev som er adressert til enkeltpersonar, (utan ”Skjåk kommune”) er privat, og skal ikkje opnast.
Den posten som er att når posten er sortert (arkivverdig post) skal opnast, stemplast med dagens dato og leggjast i postmappa. Postmappa skal leggjast i arkivreolen etter at den er ferdig stempla. Posten blir skanna inn i Elements neste dag E-post skal handsamast på same måte som eit vanleg brev.
- Post/arkiv eksporterar arkivverdig epost til Elements.
- Arkiv slettar epostane etter at dei er importerte, men det er viktig at dei blir liggjande på "sletta element" i minimum to veker
Dette fordi det kan vera aktuelt for sakshandsamaren å nytte lenker i e-posten, dei må sjølve be om å få denne tilsendt innan to veker. Fordeling av aviser: Sjå oppslag på sida av posthylla. Skanning av post
|
|
Post som skannes blir påført: - Initialer til den som skannar, øverst til venstre - Mappenr. som dokumentet skal inn på i Elements - Saksbehandler som skal motta dokumentet, evnt. kopimottakar(ar) - Evt. skjermingskode
|
|
|
Dokumentet blir sletta frå importsentralen når det er skannna til Elements
|
- Originalar blir lagt i omslag med dato utanpå, desse omslaga blir lagra i rulle-reolen i servicetorget. Når månaden er slutt, blir dette lagt i ein arkiv-boks, med månad /år skrive utanpå.
Elektronisk post Post/arkiv henter ut post frå; Altinn, EDU, SvarInn, Importsentral for stillingssøknader, 24:7 (importsentral for div. elektroniske skjema) og importerer desse til Elements. Journalføring av post Post/arkiv journalfører alle dokument som er ekspedert elektronisk og har fått status E. Postliste
Post/arkiv kontrollerer postlista kvar morgon – for dagen før.
Denne lista blir sendt på epost, til kommunalsjef, arkivleiar, ordførar og kommunikasjonsmedarbeider Postrutine for sakshandsamar:
- Sakshandsamar mottek posten sin under mine restanser.
- Sakshandsamar skal til einkvar tid ta ansvar for restansane som ligg der. Sakshandsamar skal og orientere seg når det gjeld posten som ligg under mottekne journalpostar. Dette er post som sakshandsamaren har fått ein kopi av (til orientering).
- Sakshandsamar har ansvaret for å vurdere om ei sak skal unnatakast offentlegheit, og eventuellt setja på ei skjermingskode og ein paragraf i ePhorte. Det er viktig at dette skjer innan to dagar, da all post blir lagt ut på nettet når dei to dagane har gått. (Dersom ei sak ikkje er skjerma, kan ein sjå dokumentet på Skjåk kommune si postliste).
E-post som kvar enkelt sakshandsamar mottek på sin e-post, har han/ho sjølv ansvar for å eksportere til Elemenets. Dette er svært viktig !
|
|