|
Hensikten med BK-plan Hovedformålet med å gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon er både å redusere omfanget av papirarkivene, men også å strukturere og tilrettelegge informasjon i elektroniske arkiver. Samtidig skal det sikres at arkivmateriale som har varig verdi blir bevart for ettertiden. Det er først og fremst økonomiske hensyn som gjør at det oppstår behov for kassasjon. Andre hensyn gjør det nødvendig med påbud om tidsbegrenset bevaring av arkivsaker: Enkeltpersoners behov og juridiske rettigheter må kunne dokumenteres. Virksomhetens eget behov for presedens og likebehandling i saksbehandlingen, og som dokumentasjon på eiendomsrett, økonomiske og juridiske rettigheter. Forskningen må sikres et tilstrekkelig og representativt kildemateriale. Arkivforskriften § 3-21 pålegger statlige organer å utarbeide forslag til kassasjonsregler for eget organ. Dette innebærer at organet skal lage en oversikt over hva slags arkivmateriale som skal bevares for ettertiden og hva slags materiale som skal kasseres. En slik oversikt kalles ofte en bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan), fordi den også inneholder frister for kassasjon som skal følges opp. Bevarings- og kassasjonsplanen skal inneholde følgende: En kartlegging, det vil si en systematisk og grundig undersøkelse og beskrivelse, av forvaltningsorganets, etatens eller sektorens ansvarsområder, funksjoner og arkiver. En bevarings- og kassasjonsvurdering, dvs. en vurdering av hvilke arkiver som skal bevares for ettertiden og hvilke som skal kasseres, samt en begrunnelse for hvorfor arkivene skal bevares eller kasseres. |