Arkivnøkler - K-koder

Arkivnøkkel   - K-koder

Arkivforskrifta § 2-3 sier at et organ normalt skal ha et klassifikasjonssystem - en arkivnøkkel - som omfatter alle de saksområdene som organet steller med.

En arkivnøkkel er et system for ordning av sakarkiv basert på et eller flere ordningsprinsipp. Arkivnøkler viser inndelingsprinsipp og rekkeordningssystem og benytter vanligvis et ordningsprinsipp med inndeling etter emne. Sør-Varanger kommune benytter en arkivnøkkel basert på K-kodesystemet. K-kodene er en forkortelse for "kommunale koder" som KS har utarbeidet for m.a.kommuner for arkivering av saksdokument. Ansvaret for å videreutvikle og ajourføre K-kodene ligg hos KS og Kommuneforlaget.

Formålet med arkivnøkkelen er:

•   Sikre at all arkivverdig dokumentasjon blir klassert/kodet på en strukturert og helskapenede måte
•   Sikre at det er mulig å finne tilbake til saker og dokumenter ved hjelp av arkivkoder/emnesøk
•   I et papirarkiv vil arkivkoden være adressen til der behandlede saker er arkivert
•   Sikre en systematisk oversikt over alle behandlede saker i et sakarkiv
•   Lette tilgangen til og bruken av arkivene ved å kunne søke på emne

K-kodeheftet er satt sammen av to deler:

•  En systemforklaring med en oversikt over hvordan K-kodene er bygd opp, og en kort forklaring til hvordan en skal benytte nøkkelen
•   En systematisk del, som er selve kodesystemet i arkivnøkkelen, og som består   av fellesklasser, fagklasser og tilleggskoder.

Fellesklasser

Fellesklassene brukes til saker som er felles for alle enheter i kommunen og som handler om kommunens egenforvaltning. Fellesklassene kan stå alene eller sammen med fagklasser og/eller tilleggskoder.
Disse er numeriske fra 0-9, med videre underoppdeling.

Fagklasser

Fagklassene brukes til saker som gjelder fagområdene/samfunnsoppgavene. Med andre ord om kommunens tjenester utad. De har alfabetisk inndeling fra A-Z. Bokstavene I og O er utelatt fordi de kan forveksles med tallene 1 og 0. Også fagklasser har underoppdeling for eksempel slik:

• A Opplæring (de enkelte skoleslag)
• A0 Felles
• A01 Fjernundervisning
• A02 Voksenopplæring
• A03 Opplæring utenom skolen
• A04 Hospitantordning, elevutveksling
• A05 Skolegang i annen kommune/fylke
• A06
• A07
• A08

Fagklassene kan stå alene eller sammen med fellesklassene og/eller tilleggskodene. I kombinasjon skal alltid fellesklassene stå først.

& - Tilleggskoder

Tilleggskodene kan aldri stå alene. De settes bak fellesklasser og/eller fagklasser der det er naturlig med mer informasjon, for eksempel &13 Høring, uttalelse. Tilleggskoder blir ikke alltid brukt fordi de bare kan registreres saksnivå. Tidligere var det mulig å kode hvert dokument alt etter innhold.

Det er ønskelig at vi bruker alle 3 tegnene i hver kombinasjon. Dette gir oss mer å søke på. Det gjør det dessuten lettere å navigere i fysiske arkiver.

I fysisk arkiv er oppstilingen slik:

• Fellesklasse
• Fellesklasse + tilleggskode
• Fellesklasse + Fagklasse
• Fellesklasse + Fagklasse + Tilleggskode
• Fagklasse
• Fagklasse + Tilleggskode

Er det flere mapper med samme kode, arkiveres de i stigende orden etter saksnummeret.
 
Bruk håndboka flittig. På venstre side finnes kommentarer som forklarer på en grei måte hvilke saker kodene er tiltenkt.

Vedlikehold av K-koder

K-Koder blir oppdatert lokalt, og manuelt lagt inn i Websak ved behov