|
Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv, i daglegtale kalla arkivlova, er ei generell lov for offentlege arkiv. Lova har også føresegner om vern av private arkiv. Lova vart iverksett 1. januar 1999. Arkivlova har som formål å sikre arkiv som har vesentleg kulturell eller forskingsmessig verdi eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengeleg for ettertida. Bevaring og tilgjengeliggjering for ettertida er formålet med loven. Det er hovudsakleg to grunnar for vern av arkiv:
- Arkiver ivaretar verdiar knytt til kulturarv og forsking. Arkiva er "vårt" felles minne
- Arkivet inneheld rettsleg og forvaltningsmessig informasjon både for kommunen sjølv og for personar og verksemder som har vore gjenstand for sakshandsaming eller liknande.
Lova består av 23 paragrafer inndelt i fire kapittel. § 1. Føremål Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. § 2. Definisjonar I denne lova vert desse omgrepa nytta slik:
| a.
|
dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring
|
| b.
|
Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd.
|
| c.
|
Statleg arkiv: arkiv skapt av statleg organ.
|
| d.
|
Kommunalt arkiv: arkiv skapt av fylkeskommunalt eller kommunalt organ.
|
| e.
|
Offentleg arkiv: statleg eller kommunalt arkiv.
|
| f.
|
Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv.
|
| g.
|
Offentleg organ: statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.
|
Kapittel 2 - Offentlege arkiv § 5. Verkeområde Føresegnene i dette kapitlet gjeld for alle offentlege organ med unnatak for Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombodsmann for forvaltninga og andre organ for Stortinget. § 6. Arkivansvaret Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. - Kapittel 3 - Private arkiv § 13. Oversyn og registrering Riksarkivaren skal
| a.
|
halda oversyn over verneverdige privatarkiv.
|
| b.
|
føra register over privatarkiv som er tekne vare på av offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar.
|
Riksarkivaren kan registrera visse privatarkiv som særskilt verneverdige. Melding om slik registrering skal sendast arkiveigaren. https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126 - Forskrift - Forskrift om offentlege arkiv - Arkivforskriften § 1. Arkivansvaret i offentlege organ Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har sett ned. § 4. Arkivplan og internkontroll Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum. Riksarkivaren kan gi forskrift om arkivplan. § 5. Klassifikasjon Organet skal ha ei ordning for klassifikasjon som omfattar alle dei saksområda organet har ansvar for. I staten skal klassifikasjonen skilje mellom eigenforvaltning og fagsaker. Riksarkivaren kan gi forskrift om klassifikasjon. - Kapittel 2 - Arkivprosessar § 9. Journalføring Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:
| a)
|
dokument som er omtalte i offentleglova § 14 andre ledd
|
| b)
|
dokument som er omtalte i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum
|
| c)
|
dokument som er omtalte i offentlegforskrifta § 8.
|
Dokument i saker om innsyn er ikkje omfatta av journalføringsplikta, med mindre dokumenta gjeld eller inneheld ei nærmare grunngjeving, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal givast. § 18. Avlevering og arkivdepot Offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje. For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt. Kommunar og fylkeskommunar kan treffe vedtak om lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Dette må ikkje gå ut over tryggleiken til arkivmaterialet. Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine. I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden. Dersom eit offentleg arkiv har opphav i både statleg og kommunal sektor, kan Riksarkivaren fastsetje kvar arkivet skal avleverast. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105 - Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver - Riksarkivarens forskrift - Kapittel 1 - Arkivplan § 1-1. Arkivplan
| (1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. forskrift om offentlege arkiv § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.
|
| (2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
|
| a)
|
organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
|
| b)
|
rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. forskrift om offentlege arkiv § 12,
|
| c)
|
rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
|
| d)
|
klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. forskrift om offentlege arkiv § 5,
|
| e)
|
oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
|
| f)
|
kassasjonsregler med oppbevaringsfrister og rutiner for bevaring og kassasjon, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16 jf. § 7-3 i forskriften her, og
|
| g)
|
avleveringsplan for statlige organ, jf. forskrift om offentlege arkiv § 19.
|
- Kapittel 2 - Arkivlokaler og oppbevaring av arkiv - § 2-1. Alminnelige krav til arkivlokaler
| (1) Rom der offentlige organ oppbevarer arkiv, regnes som arkivlokale.
|
| (2) Arkivlokale kan være vanlige lokaler eller spesialrom for arkiv. Med spesialrom for arkiv menes lokaler som er spesielt tilpasset langtidslagring av ulike typer arkivmateriale.
|
| (3) Arkivlokaler skal være innrettet for å gi det arkivmaterialet som blir oppbevart der, vern mot:
|
| b)
|
brann og skadelig varme,
|
| c)
|
skadelig påvirkning fra klima og miljø, skadedyr m.m., og
|
| d)
|
skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang.
|
| (4) Organet må i tillegg ta høyde for risikoen for skade på arkivene fra omgivelsene utenfor arkivlokalet.
|
- Kapittel 3 - Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument - § 3-1. Krav til arkivsystem for elektroniske arkivdokumenter
| (1) Med arkivdokument menes et dokument som skal inngå i et arkiv.
|
| (2) Arkivdokumenter som lagres elektronisk skal være knyttet til et system som styrer all arkivering av og tilgang til dokumentene.
|
| (3) System for journalføringspliktige saksdokumenter jf. forskrift om offentlege arkiv § 9, skal følge krav som Riksarkivaren med hjemmel i forskrift om offentlege arkiv § 11, har fastsatt i Norsk arkivstandard (Noark). Noark-systemer skal godkjennes av Riksarkivaren før de tas i bruk.
|
| (4) Dersom et offentlig organ planlegger å lagre elektroniske arkivdokumenter i et system som ikke er Noark-godkjent, skal det sendes melding til Riksarkivaren før systemet tas i bruk. Riksarkivaren kan kreve å få seg forelagt systemet for godkjenning.
|
| (5) Som ledd i vurderingen av et arkivsystem kan Riksarkivaren kreve at det blir gjennomført en test av prøve på et arkivuttrekk fra systemet, jf. § 5-2 bokstav b. Organet kan utføre test selv, dersom Riksarkivaren har distribuert verktøy for dette formålet. Riksarkivaren kan også autorisere andre instanser til å utføre eller administrere slik test.
|
| (6) Statlige organer skal sende melding til Riksarkivaren om alle arkivsystemer som skal tas i bruk.
|
- Kapittel 4 - Periodisering § 4-1. Journal- og arkivperioder
| (1) Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles inn i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i journalen og arkivet, men en periode i den elektroniske journalen kan omfatte flere perioder i arkivet.
|
| (2) Deler av arkivet, sånn som personalmapper, kan holdes utenfor periodiseringen eller følge særskilte prinsipper for periodisering. Slike unntak skal spesifiseres i arkivplanen.
|
| (3) Når en arkivperiode blir avsluttet, skal arkivmaterialet fra den avsluttede perioden skilles ut fra det aktive arkivet. For papirbaserte arkiv, journaler og eventuelle journalregister gjelder bestemmelsene i § 4-3. For elektroniske journaler og sakarkiv gjelder bestemmelsene i § 4-4 til § 4-6. Oppbevaring skal følge reglene i kapittel 2.
|
. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286 |