|
Daglige kontroller:
- Svarinn - Uregistrerte dokumenter
- Epost- post@lindesnes.kommune.no
- Epost Ebyggesak + Elektroniske søknader (Innregistrering)
- Altinn
- Journalføring Public
- Journalføring ebyggesak
- Kontroll og avslutting saker, Til fordeling, Ekspeder(Svarut)
- Papirpost, Hente post i postkassa, frankere utgående brev, skanning Gerica/HS pro (Helsestasjon)
- Kontroll postliste/utlegging på nett
Ukentlige kontroller:
- Systemadmin: Overvåkingsfanen både i Public og eByggesak
- Innsynskrav som ikke er besvart
- Ufordelte dokumenter - Dokumentsenter
Kvartalsvise kontroller (mars, juni, september, desember):
- Ferdigstilling av dokumenter/dokumenter med status R (Dokumenter som ikke er ekspedert)
- Lister over dokumenter som har feilet i konvertering
- Gerica, IST, Webcruiter, HK-data/Vismasystemer: Arkivtjenesten kontrollerer at dokumenter blir arkivert i Documaster/VSA. Systemansvarlig sjekker arkivstatus i Fagsystem.
- Slette postlister i offentlig journal (skal ligge ute i 3 mnd)
Halvårlig kontroll (desember og mai):
- Restanselister (sende e-post til ansatte om restanser og avslutting av saker)
Årlig kontroll/oppgaver:
- Januar: Opprette nye saker for elektroniske skjema (der det er behov)
- April: Sende påminning til skoler om samtykkeskjema for overføring av elevmapper til ungdomsskole
- September: Avslutte elevmapper/barnehagemapper (sende ut info til skole/bhg)
Makulering:
- Makulering av skanna dokumenter skjer etter 6 mnd.
Ved avslutning av hver valgperiode:
- Be utvalgssekretærer ta en kopi av utvalgsmedlemmer i alle utvalg og legge i egen sak i Public
- Opprette nye saker for møtedokumenter
|
|