|
Rutine for mottak av post i Altinn INNLEDNING Post i Altinn skal håndteres uten ugrunnet opphold, og det skal ikke være mer enn 2 dagers (48 timer) etterslep på registrering av post i Altinn. For å sikre en effektiv håndtering av post i Altinn - som ikke er personavhengig, skal alle ansatte ved dokumentsenteret ha rollen "Post/arkiv" for alle kommunens enheter i Altinn. Hensikt Rutinen skal sikre at digital post som kommunen mottar i Altinn, og som ikke fanges opp av systemer med SvarInn, blir hentet ut og distribuert til rett mottaker i kommunen. Ansvar Ansvar etter rutinen er spesifisert i beskrivelsen nedenfor. Avvikshåndtering Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem (QM+) RUTINE
| Steg
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| Logge inn
|
Logg inn på www.altinn.no som deg selv, når postmottaket mottar e-post om ny melding i Altinn. Velg den aktuelle enheten. Dette står vanligvis oppført i e-posten vi har mottatt. Finn den aktuelle meldingen. Dersom du ikke finner meldingen, tyder dette på at rollen "Post/Arkiv" ikke gir tilgang til meldingen. Videresend da e-post med beskjed om ny melding i Altinn til økonomi. Økonomi håndterer meldingen videre.
|
Arkivtjenesten
|
| Håndtering av post i Altinn
|
Arkivverdig post
- Mellomlagre dokumentene på egen PC.
- Arkivverdig post som skal arkiveres i WebSak, arkiveres.
- Arkivverdig post skal arkiveres i annet fagsystem eller i papirarkiv skrives ut, og legges til skanning merket med hvilket fagsystem det skal skannes i.
Ikke-arkivverdig post
- Ikke-arkivverdig post videresendes direkte fra Altinn. Eventuelt kan denne posten mellomlagres på egen PC og videresendes med e-post til rett mottaker. Dette gjelder
- Meldinger om EU-kontroll på kommunale kjøretøy (videresendes til teknisk v/Tommy)
Arkiver i Altinn
- Velg "Arkiver" på meldingen i Altinn slik at den flyttes til arkiverte meldinger i Altinn.
Slett nedlastede dokumenter
- Slett til slutt alle nedlastede dokumenter fra PCen. NB: Pass på at ikke dokumentene kun flyttes til papirkurven.
|
Arkivtjenesten
|
| Post som videresendes
|
Følgende dokumenter videresendes:
|
- Varsel om EU-kontroll
- Nabovarsel videresendes til postmottak for registrering. Arkivet oppretter fra postmottak ny sak for aktuell nabovarsel, en sak per varsel/eiendom.
|
|
|
Arkivtjenesten
|
| Post som ikke hentes av dokumentsenteret
|
Følgende dokumenter skal ikke hentes av dokumentsenteret (e-postmeldinger vi mottar om disse kan slettes):
|
|
Håndteres av den aktuelle leder
|
|
|
Håndteres av den aktuelle leder
|
|
|
Håndteres av den aktuelle leder
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|