Arkivrutiner Visma flyt skole

Brukerrettigheter: 

Merknader: 

Beskriv hvem som har ansvaret for å tildele og oppdatere brukerrettigheter i arkivsystemet. 

Med brukerrettigheter menes hva en bestemt bruker har tilgang til å lese og gjøre i arkivsystemet. 

 Dette kan være en enhet eller rolle i organisasjonen, eller bestemte medarbeidere. 

Merkantilt i samråd med rektor tildeler og oppdaterer brukerrettigheter i arkivsystemet.

Det tildelse 2 roller i systemet

Skoleadm v/merkantilt personale

Lærere

 skoleadm har ansvaret for brukerrettigheter.

 Visma er ikke integrert mot Elemenst

Beskriv også hvilke situasjoner som utløser endringer i brukerrettigheter, som eks. nytilsettelser, endringer i stilling, eller at ansatte slutter.   

Hvem skal melde om endringer,  hvordan skal meldingen gis, og hva skal den inneholde? 

Rektor/inspektør til den nytilsatte læreren har ansvar for å melde om:

Nyansatte i tjenesten, ansatte som slutter i tjenesten. 

Endringer i stillingen som fører til endring av rettigheter i systemet.

Meldingen skal inneholde:

Den tilsattes fulle navn, stillingstittel og e-postadresse.

Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter

Spesifisering av den enkeltes rolle, evt. klarering av tilgangskoder.

Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte ska ha/evt stopp av tilganger

Kommuneadm/skoleadm skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten melding fra lederen til den aktuelle bruker.

Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokumenter som blir tildelt brukere av systemet med tilhørende roller

I et arkivsystem er det ofte definert et sett med roller som har forskjellige tilganger og rettigheter i systemet. Eksempler på slike roller kan være arkivar, saksbehandler, leder, systemansvarlig osv. En arkivar har ofte full tilgang til å lese og skrive/registrere på alle saker, mens en saksbehandler har begrenset tilgang.  

Beskriv hvem som har rett til å tildele de ulike rollene til de som skal jobbe i systemet, og hvilke rettigheter og begrensninger disse rollene har. For eksempel:  

- oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehold og oppdatering av denne

- Følge opp brukerne av systemet, rektor/lærene og sørge for at de har kunnskaper om bruken av systemet i forhold til de rettighetene som de har.

Adgang til å opprette journalposter og dokumenter : 

De som bruker systemet ved skolene er

merkantilt personale, rektor, inspektør og lærere.  Disse har følgende tilganger:

Adgang til funksjoner for registrering og retting

Til å endre elevinformasjon

Til å avslutte saker

Til å slette journalnotater - alle må begrunnes  

Adgang til å registrere merknader: 

Lærere og merkantilt personale

Rett til å autorisere saksbehandlere i systemet med hensyn til registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper: 

Signering og digital signatur 

Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal signeres og regler for hvordan dette skal foregå. Dette inkluderer alle former for signering, inkludert kulepenn på papir, godkjenningsflyt i det elektroniske arkivsystemet og digital signatur. 

Hvis dere bruker eller skal ta i bruk digital signatur; Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal godkjennes digitalt.   

Alle brevene signeres elektronisk/digitalt.

Saksbehandlerleder signerer brev uten godkjenning. 

Brev med godkjenning  godkjennes av leder. 

Kvalitetssikring 

Beskriv hvem som har ansvaret for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet, hva som skal kontrolleres og når det skal skje, for eksempel: tittel i henhold til skriveregler, at skanning er korrekt, journalpost på riktig sak, evt. avskrivning, offentlighetsvurdering, tilgangskoder, arkivkode/sakstittel. 

Merkantilt personale/arkivar og leder har ansvar for registrering av post. 

Det er laget maler og Visma flyt skole programmet er slik at den som registrerer journalnotater, brev osv. blir det automatisk den som oppretter som står som saksbehandler. 

Registrering, journalføring og arkivering 

Beskriv hvilke rutiner og prosedyrer som gjelder for dokumenter som sendes og mottas, og hvem som har ansvaret. Dette gjelder også for dokumentasjon som ikke kommer inn til felles e-postmottak. Det er for eksempel viktig å ha gode rutiner for dokumentfangst av arkivpliktig dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandleres e-post. 

Merkantilt personale/rektor har ansvar for å journalføre fortløpende, scanne inn post som kommer inn. 

Merkantilt personale og leder har ansvar for å sjekke at utgående post blir sendt.

Gjelder både brev som kommer direkte til saksbehandler og til skolens   posthylle. 

Prosedyrer ved driftsstans 

Beskriv hvilke rutiner som gjelder for registrering og arkivering hvis arkivsystemet er midlertidig ute av drift. 

Ved kortere nedetid (1-2 dager) kan det være greit å utsette registrering av inn- og utgående post. I tilfelle lengre nedetid skal man ha rutiner for å håndtere dette. Det kan for eksempel være å føre journalen på papir.  

dersom  Visma Flyt skole er ut av drift er rutine å stemple datoen når brev/dokumenter mottas, og samle brevene i et låst skap før dokumentene skannes inn i fagprogrammet. 

Jf. prosedyren som fremkommer i Arkivplanen for kommunen

Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret.  

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: 

• hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes: 

• hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir: 

• ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder 

- tidspunkt for konvertering 
- retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk: 

1. en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot: 

1. iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet. 

I Deanu gielda – Tana kommune skal elektronisk skannede saksdokumenter eller egenproduserte saksdokumenter konverteres til arkivformat godkjent av Riksarkivaren. 

Hjemmelsgrunnlag: Riksarkivarens forskrift: § 3-4 Oppbevaring og sikring 

1. Lagringsmedier og arkivformat: 

Beskriv lagringsmediet for det elektroniske arkivsystemet (for eksempel en datamaskin, lokal server eller server i nettsky), og eventuelt om systemet lagrer arkivdokumentene gjennom integrasjon til et Noark-system eller til en Noark-kjerne.  

List opp arkivformatene som arkivdokumentene lagres i. Arkivformat er et standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter.  Det kan være ulike arkivformat for de forskjellige produksjonsformatene som de elektroniske dokumentene produseres i. For eksempel kan beskrivelse være at produksjonsformatene Word og Excel konverteres til arkivformat i PDF-A.  

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286/KAPITTEL_5-4#%C2%A75-17

b - Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

Her definerer organet selv saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk og hvilke som av juridiske eller administrative årsaker skal arkiveres på papir. Det kan for eksempel være at man velger å arkivere underskrevne kontrakter på papir.  

c - Konvertering og papirkassasjon 

Beskriv tidspunkt for når konverteringen fra produksjonsformat til arkivformat skjer i det elektroniske systemet. Konvertering skjer når produksjonsformatet blir omgjort til et annet format (arkivformat), slik at dokumentet kan leses og bearbeides med en annen programvare enn den som ble brukt til å framstille dokumentet.  

Tidspunktet når dette skjer kan for eksempel være når dokumentet journalføres, når saken merkers ferdig eller når saken får status som avsluttet. Beskriv også hvem som har ansvar for at konvertering til arkivformat skjer.  

Utarbeid en rutine for kassasjon av papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk i systemet. Med kassasjon menes å destruere, makulere, brenne eller på annen måte tilintetgjøre papirdokumentene etter skanning. Dere må selv vurdere hvor lenge det er behov for å ta vare på papirformatet etter skanningen er utført og kvalitetssikret. Det kan for eksempel være 3 eller 6 måneder etter skanning. Beskriv også hvem som har ansvar for at kassasjon av papirversjonen blir utført.  

Se også § 3-6 om destruksjon av papirversjon etter skanning.  

C  Periodisering og vedlikehold 

Utarbeid en plan som beskriver hvordan arkivsystemet skal periodiseres. Å periodisere betyr å sette et kontrollert tidsskille i arkivet. Det kan være forskjellige rutiner for periodisering for ulike arkivdeler innenfor det aktuelle arkivsystemet.   

Planen må si noe om:   

• Når skal periodisering utføres?  
• Hvilken metode for periodisering skal benyttes, skarpt eller mykt periodeskille?   
• Hvordan skal arkivmaterialet vedlikeholdes inntil det overføres til arkivdepot, for eksempel rutiner for sikkerhetskopiering.  

Beskyttelse og informasjonssikkerhet 

Beskriv hvordan arkivdokumentene skal beskyttes og hvordan dere skal ivareta informasjonssikkerheten i det elektroniske systemet.    

Dere skal ha rutiner og tiltak for å sikre at kun autoriserte personer har adgang til dokumentene, at dokumentene ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende og at de er tilgjengelige ved behov. Dette kan blant annet omfatte krav til autentisering ved innlogging, system for tildeling av brukerrettigheter og rutiner for skjerming, kryptering og sikkerhetskopiering. Dere skal også ha rutiner for tilgang til papirdokumenter som er skannet frem til disse blir kassert.     

Rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter vil normalt være fastsatt i systemdokumentasjonen og i oppsettet av tilganger og brukerrettigheter i det elektroniske systemet. Rutiner kan også være utarbeidet i forbindelse med kartlegging av personopplysninger i henhold til GDPR. 

Dere kan også vise til organets generelle internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet. Se veiledning hvordan dette kan utarbeides på Difis nettside. 

Destruksjon av papirversjonen etter skanning 

Arkivskaper kan ved skanning omgjøre arkivdokumenter på papir til elektroniske dokumenter. Papirversjonen av arkivdokumentene kan deretter destrueres. For å sikre at informasjon ikke går tapt under denne prosessen må dere fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanningen er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før papirversjonen destrueres.   

I retningslinjene skal dere beskrive hvem som har ansvar for hva, hvordan skanningen foregår og hvilke rutiner dere har for å kvalitetssikre dokumentet som er skannet inn. Å kvalitetssikre betyr at dere for eksempel må sjekke at alt har kommet med i konverteringen og at dokumentet lar seg åpne og lese.   

Alle rollene har ansvar for å skanne inn dokumenter i visma flyt PPT. Før papirdokumentene makuleres, skal det sjekkes i visma flyt PPT at dokumentene er lesbare og arkivert i riktig sak. 

Alle skanner inn, superbrukere registrerer inn posten i riktig sak. 

OBS! 

I noen tilfeller kan man ikke destruere papiroriginalen selv om dokumentet er skannet og bevart elektronisk. Dette gjelder hvis:  
  

• Originaldokumentet må bevares av juridiske årsaker, for eksempel ved krav om håndskrevet signatur.  
    
• Originaldokumentet er fra før 1950.  
    
• Originaldokumentet har egenverdi som gjenstand, såkalt særskilt historisk verdi. Dette er aktuelt hvis for eksempel innholdet eller bruken av dokumentet tilsier at man bør ta vare på det i originalversjon. Et eksempel er at Statsministerens kontor har fått invitasjon til kronprinsbryllup. Det vil være noe annet å holde det i hånden enn å se det på en skjerm. Se veileder for vurdering av særskilt historisk verdi. 
    
• Riksarkivaren har bestemt det i et enkelttilfelle.