Rutiner for bruk av Visma PPT

RA forskrift § 3-2 (2) Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

…  a) Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter

Ansvarlig: Fagleder og arkivar

Brukerrettigheter:

Tilgang tildeles når ansatt begynner og stoppes når ansatte slutter, eller ved endrende rettigheter.

… b) hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller,

Det er 3 ansatte (leder, saksbehandler og superbruker) ved PPT slik at

Disse har tilgang til å:

• opprette journalposter og dokumenter:
• til å endre klientinformasjon
• til å avslutte saken
• tilgang til å godkjenne dokumenter alle
• til å slette journalnotater – alle begrunnes
• se sakslista – alle har tilgang til egne saker – super/leder

Leder og superbruker har tilgang til å:

• legge nye klienter inn i systemet
• opprette nye saker/gjenåpne saker
• opprette og redigere maler
• tilgang til alle saker i systemet
• se sakslista – alle har tilgang til egne saker – super/leder
• tilgang til postlista  

Leder har tilgang til å

• endre kodeverk
• tilgang til å godkjenne korrespondanse - når leder er borte kan tilgangen delegeres ved behov

… c) hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,

Signering og digital signatur:

Alle brev som sendes blir underskrevet digitalt

Alle brev og vedtak som sendes digitalt har informasjon om at det er signert digitalt.

Brev med godkjenning (bl.a. sakkyndig vurdering) godkjennes av leder.

 All korrespondanse sendes med e-signatur

Det er ulike mal for brev som saksbehandlere velger, enten med eller uten godkjenning.

… d) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen

Alle har ansvar for at dokumentene skannes inn.

Superbruker og leder har primært ansvar for å kontrollerer, skanne inn påny ved behov dersom dokumentene ikke er lesbare, sider mangler eller at dokumentet er feil vei og også ansvaret for å fordele og arkivere posten.

Alle setter sine utgående til status ferdig.

… e) ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,

Leder og superbruker har ansvar for å journalføre fortløpende.

Dette gjelder også brev som kommer direkte til saksbehandlerne og det som er PPT`s posthylle.

Arkivering skjer når dokumentet settes til ferdig.

Papirdokumenter stemples med mottatt dato, skannes og knyttes til eksisterende sak eller det opprettes ny sak.

… f) rutiner som definerer ansvar for:
 - fordeling av dokumenter,
 - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,
 - avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter,
 - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,
 - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette, og

Inngående post skannes av leder og superbruker  

Leder og superbruker fordeler dokumenter til saksbehandler fordelt etter dato.

(Superbrukere) leder og saksbehandler har ansvar for å sjekke at utgående post blir sendt og kontakte arkivar dersom det kommer feilmelding. (Arkivansvarlig får også beskjed dersom det oppstår feil med sendingen).

(Saksbehandler,) leder og superbruker retter registrerte journal- og arkivopplysninger
 der og superbruker) ferdigstiller dokumenter

*)Leder, saksbehandler og superbruker vurderer spørsmål ang offentlighet

*)Leder, saksbehandler og superbruker vurderer unntak for offentlighet og hjemmel

*)Alt i Visma Flyt PPT er unntatt offentlighet.

… g) prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Prosedyrer ved driftsstans:

Dersom Visma Flyt PPT er ut av drift er rutine å stemple datoen når brev/dokumenter mottas, og samle brevene i et låst skap før dokumentene skannes inn i fagprogrammet når systemet er i drift igjen.

RA forskrift § 3-4 Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

… a)  hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes,

Lagringsmedier og arkivformat:

I Deanu gielda – Tana kommune skal elektronisk skannede saksdokumenter eller egenproduserte saksdokumenter konverteres til arkivformat godkjent av Riksarkivaren. 

Hjemmelsgrunnlag: Riksarkivarens forskrift: § 3-4 Oppbevaring og sikring 

… b)  hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir,

Elektronisk arkivering og arkivering på papir:

Alt som kommer inn skal arkiveres elektronisk da

programmet er fullelektronisk.

Dersom det skulle komme store dokumenter som ikke lar seg skanne eller avtaler så tas disse vare på.

… c)  ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder -Tidspunkt  for konvertering – Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,

Konvertering :

Når ferdigstilt av saksbehandler

Papirkassasjon:

Kasseres etter at det er tatt en kviltetssikring på at alt er skannet inn (jf. punkt di RA forskrift § 3-2 (2))

… d)  en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og

Periodisering og vedlikehold:

Anbefalingen er at Visma-kjernen periodiseres etter å ha vært i bruk i 6-8 år.

Dette systemet ble tatt i bruk i 2021.

… e)  iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.

Det er leder som godkjenner tilganger til den enkelte ansatte.

Beskyttelse og informasjonssikkerhet:

Tilgangskontroll

Lukket nett

Låst oppbevaring av dokumenter

Makulering av dokumenter som ikke lenger er nødvendig for saksbehandlingen  å oppbevare

RA forskrift § 3-6

Destruksjon av papirdokumenter etter skanning

Kasseres etter at det er tatt en kviltetssikring på at innskanningen er OK. (jf. punkt di RA forskrift § 3-2 (2))

Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt.