|
Instruksen gjelder for alle som har arkivansvar i Deanu gielda - Tana kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Leder for hver enkelt enhet har ansvaret for å tilrettelegge forholdene i sin virksomhet slik at arbeidet kan drives i henhold til gjeldende lover, regler og rutiner. Enhetsleder og avdelingsleder stab er arkivansvarlig innenfor eget ansvarområde. Det er mulighet å videredelegere ansvaret, og oppnevne arkivansvarlig innenfor eget ansvarsområde. Arkivansvarlig skal være arkivleders kontaktperson i enhetene/tjenesteområdene. Arkivansvarlig har ansvar for å utarbeide dokumentbehandlings og arkivrutiner i enheten/tjenesteområdet. Disse skal sikre at arkivarbeidet skjer i samsvar med gjeldende lover og regler og at dokumentbehandling og arkiv er forsvarlig oppbevart og sikret. Arkivrutinene skal godkjennes av arkivleder og oppdateres ved behov. Administrativ plassering
- Arkivansvarlig ved enhetene (ytre enheter) er administrativt underlagt leder i sin enhet
- Arkivansvarlig ved enhetene skal rapportere til arkivleder
- Medarbeidere på økonomi og serviceavdelingen er støttefunksjon for arkivleder og arkivansvarlige i virksomhetene
Ansvar
- Arkivansvarlig har et faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste
- Arkivansvarlig skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres i henhold til bestemmelsene i kommunens arkivplan
- Arkivansvarlig har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer videre til arkivleder
Arbeidsoppgaver arkivansvarlig
- Arkivansvarlig skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Arkivansvarlig skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Arkivansvarlig skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- Arkivansvarlig skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Arkivansvarlig er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Arkivansvarlig skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Arkivansvarlig skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- Arkivansvarlig skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
- Arkivansvarlig plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
|