Periodisering av emneordnet arkivdelNesna kommune periodiserer saks- og arkivsystemet (per tiden ElementsCloud) hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.
- Sett overføringsperiode 1 år
- Opprett arkivdel som skal være aktiv når inneværende arkivperiode utløper.
- Angi den nye arkivdelen som arvtaker i den arkivdelen som skal settes bort.
- Sett arkivstatus O - Overlappingsperiode i arkivdelen som skal settes bort etter endt overlappingsperiode, og sett sperre for oppretting av nye saker.
- For alle brukere som skal ha adgang til å opprette nye saker endres arkivdel til den nye arkivdelen under "Rolle"
- Nye journalposter som blir registrert i arkivdelen som skal settes bort endres automatisk til arkivdelens arvtaker.
- Under overlappingsperioden gjennomføres det fortløpende vurdering av om aktive saker bør avsluttes, og ved utgangen av perioden gjøres en endelig gjennomgang og vurdering av resterende aktive saker.
- Når overlappingsperioden utløper, endres status på arkivdelen til B - Bortsatt, og det settes sperre for oppretting av nye journalposter.
- Ta tabelluttrekk og rapportuttrekk av bortsatt arkivdel og overfør til arkivdepot, jfr. Arkivforskriften. Dette gjøres i samarbeid med/under veiledning av Arkiv i Nordland.
Periodisering av objektordnet arkivdel•Opprett en arkivdel med samme egenskaper som den aktive arkivdelen. Dette innebærer at begge arkivdeler skal ha samme primære ordningsprinsipp og arkiveringsform. •Bortsettingsarkivet skal ha status B for å forhindre at brukere tilknytter saker til arkivdelen. •Avslutt saker fortløpende i den aktive arkivdelen. •Når en ønsker å overføre avsluttede saker fra aktiv arkivdel, endres status for bortsettingsarkivet til A. •Søk frem alle avsluttede saker i aktivt arkiv og endre arkivdel til bortsettingsarkiv ved hjelp av masseoppdatering. •Sett deretter status på bortsettingsarkivet tilbake til B for å forhindre feilregistreringer. |