3.6 Arkivrutiner for skolene

Ullensaker kommune

ARKIVRUTINER

FOR

SKOLENE

Oppdatert februar 2014

INNLEDNING

Skolen skal benytte ePhorte til all type saksbehandling.

Alle enheter i Ullensaker kommune har felles postboks-adresse, dvs. postboks A. Dvs. at mesteparten av posten til skolene går via rådhuset og blir journalført/viderefordelt derfra. Post som kommer til rådhuset blir åpnet av Dokumentsenteret og journalført, eventuelt viderefordelt direkte til hver enkelt skole.

I de tilfeller skolen selv mottar post direkte er det viktig at skolen snarest sender det som har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling til Dokumentsenteret for journalføring og skanning.

VISMA VS EPHORTE

Visma: Skolefaglig system. Brukes til SFO-fakturering og som fagapplikasjon på samme måte som IST ble brukt. Dvs. personopplysninger på elever og foresatte, oversikt over klasser elevene går i, timeplanmodul og fraværsregistrering. Ingen saksbehandling.

ePhorte: Saksbehandlingssystem som skal benyttes til saksbehandling både i forbindelse med elevsaker og ellers.

SAKER SOM REGISTRERES VEDRØRENDE ANSATTE I EPHORTE, ARKIVDEL PERS:

Det opprettes personalmappe for ansatte ved skolene i ePhorte. Saksansvarlig er skolens kontaktperson ved Personal- og lønn. Søknader på stillinger, oppsigelser, permisjoner osv. sendes Dokumentsenteret for registrering. Ullensaker kommune har kun elektroniske personalmapper. Ved behov for manuelle mapper ved skolen skal de kun inneholde kopier for å ivareta interne behov. Slike mapper skal ikke overføres Personal- og lønn eller Dokumentsenteret.

ELEVMAPPER

Mye av skolens korrespondanse/saker skal arkiveres på elevmappene. Elevmappene ordnes alfabetisk innenfor hvert klassetrinn og oppbevares ved skolen.

I ePhorte registreres saken fysisk i arkivdelen ”elevmapper”, ved å velge arkivdelen ELEV.

Eksempler på saker/dokumenter som skal registreres og arkiveres på elevmappa - arkivdel ELEV:

All korrespondanse vedrørende enkeltelever opprettes i ePhorte som ett saksnummer pr elevmappe som beholdes hele perioden eleven går på skolen.

- Tittel på saksmappen skal være: Elevmappe – Fornavn Etternavn

- Tilgangskode E. Navnet skal skjermes

- Arkivdel Elev

- Innholdsfeltet på journalposten = Hva dokumentet gjelder.

Bilde for registrering av Elevmappe i ePhorte:

Eksempler på hva som skrives i ePhorte utenom elevmappene:

RETNINGSLINJER FOR ELEVMAPPER

Elevmappene fra barneskolen ryddes og ordnes (fjerning av plastomslag, binders, osv.) og oversendes ungdomsskolen etter 7. trinn. Den elektroniske elevmappen overføres til rektor på ungdomsskolen. Ungdomsskolen fortsetter å benytte både den elektroniske elevmappen.

Utskrevne dokumenter fra ePhorte kan oppbevares i papirform i opptil 3 måneder før de må makuleres.

Utskrevne elevmappedokumenter må ikke legges inn i den manuelle elevmappen. De må oppbevares separat, i tråd med arkivforskriftens § 13-3.

Elevmappene for avgangstrinnet ved ungdomsskolen (10. trinn) oversendes Dokumentsenteret 1 år etter avgangsåret sammen med vitnemålsprotokoller.

Elevmappene skal ryddes og fjernes for binders og plastomslag før de legges i arkivbokser som påføres:

• Navn på enhet (eks. Nordby ungdomsskole)
• Elevenes fødselsår (f.eks. Elevmapper født 01.01.93 – 31.12.93)
• Fortløpende nummerering av arkivboksene, f.eks. 1, 2, 3 osv

Elevmappen kan lånes ut fra Dokumentsenteret ved eventuelt behov.

Innhold i elevmappa etter at eleven har gått ut av grunnskolen

Elevmappa skal inneholde dokumentasjon av skolens saksbehandling og de tiltak som er satt i verk. Rektor har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendig opplysninger blir arkivert for framtida.

Elevmappene som da blir avlevert kommunen etter endt grunnskole, vil da inneholde den informasjon om eleven som er viktig for kommunen å bevare ved eventuelle forespørsler i erstatningssaker, som mangelfull undervisning, skader eller annet. Mappene vil da ligge elektronisk og fysisk i kommunens fjernarkiv.

Se ellers ”Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv”.

Ved avlevering til fjernarkiv (v/ Dokumentsenteret), skal det føres liste over det materialet som avleveres. Den skal inneholde oversikt over hver eske og hva den inneholder. Hver eske/arkivboks skal være merket med navnet på skolen, fortløpende nummerering, innhold i esken/arkivboksen og hvilket tidsrom materialet omfatter, jf forskriften til arkivloven § 5-4.

Elevmapper ved flytting til annen kommune/privat skole

Ved flytting til annen kommune overføres ikke elevmappa, kun kopier av nødvendige opplysninger for elevens videre skolegang. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke sendes over til den nye skolen, med mindre det er årsak til flyttingen og det er viktig for den nye skolen å vite om.

De foresatte skal bli orientert om dette og få mulighet til å uttale seg, ved skriftlig samtykke.

KLASSEDAGBØKER

Klassedagbøker ved barneskolene:

- Oppbevares 1 år ved skolen og overføres deretter til Dokumentsenteret. Utskrift/rapport tas ut årlig fra Visma.

- Legges i arkivboks som merkes med navn på skole, skoleår og klassedagbøker

Klassedagbøker ved ungdomsskolene:

- Utskift/rapport tas ut årlig fra Visma. Evt. holder det med karakterprotokoller dersom fravær alle 3 år fremkommer.

- Klassedagbøkene plasseres i arkivbokser, merkes med navn på skole, skoleåret og klassedagbøker. Overføres kommunens fjernarkiv 5 år etter at elevene har sluttet.

FRAVÆRSRAPPORTER

Fravær er arkivverdig og skal dokumenteres for ettertiden. Rapport over fravær på elevene tas ut fra Visma ved slutten av hvert skoleår pr klasse og overføres til sak i ePhorte som kalles f.eks. "Fraværsrapporter skoleelever Hovin skole skoleåret 2009/2010".

Alternativ I: Rapporten tas ut fra Visma på følgende måte av skolens konsulent:

- Hovedmeny - Elever

- Søk opp aktuell klasse

- Trykk på Skriver

- Bruke rapporten Elev - Fraværsrapport 2.

- Skriv ut

- Denne må scannes og legges inn i ePhorte

Alternativ II: Rapporten tas ut fra Visma på følgende måte av kontaktlærer:

- Gå inn i aktuell klasse fra lærerweb

- Gå til Fraværsrapport

- Gå til Rediger - Kopier

- Åpne Excel - Lim inn

- Kontaktlærer sender e-post med Fraværsrapporten til Konsulent som legger den inn i ePhorte

Lagre rapportene slik at du finner dem igjen.

Opprett deretter journalpost av type X i ePhorte som heter f.eks. fraværsrapport skoleelever ved 1. trinn, trykk lagre og nytt dokument, velg importer dokument og hent frem den lagrede rapporten. Ferdigstill journalposten når dokumentet er tilknyttet.

VITNEMÅLSPROTOKOLLER (ungdomsskolene)

Kopier av vitnemålsprotokoller sendes Dokumentsenteret 5 år etter avgangsåret. Skolen skal beholde originalen. Før avlevering til Dokumentsenteret skal protokollene legges i arkivboks og merkes med:

• Navn på Enhet (eks: Bakke skole)
• Skoleår (2009/2010)
• Vitnemålsprotokoller

NASJONALE PRØVER

Enkeltelevers resultater skrives ut og oppbevares i bokser på skolen merket med året prøvene ble gjennomført. Kasseres etter 10 år.

KARTLEGGINGSPRØVER

Resultatene (ikke selve prøvene) legges i den enkeltes elevmappe.

SU-REFERATER

Referater fra SU-møter skal skrives i ePhorte og refereres til HSBK.