Kassasjonsbestemmelser

Nye kassasjonsregler

Det er kommet nye regler for bevaring og kassasjon av arkiv skapt av kommunal forvaltning etter 1950. Det gikk ut et brev fra Riksarkivaren til alle fylkeskommuner og kommuner om dette 30. januar.

De nye reglene heter Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950, og inngår som nytt kapittel IV i Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver – også kalt Riksarkivarens forskrift – som kom i desember 1999. Tidligere Kapittel IV og V oppheves.

De nye bestemmelsene gjelder både fylkeskommuner, kommuner og andre organ som skaper eller har skapt kommunale arkiver etter 1950, og trer i kraft 1. februar 2014.

Bestemmelsene utgjør et minimumskrav og angir kun hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye eller som ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt arkivmateriale bevares.

Det er fylkeskommunen og kommunen selv som må ta stilling til, og bestemmer, om materiale som ikke skal langtidsbevares skal kasseres. Kassasjon av enkelte sakstyper er med andre ord en mulighet - ikke en plikt.

Bestemmer man seg for å kassere visse sakstyper skal det fastsettes kassasjonsfrister som angir tidligste tidspunkt for tilintetgjøring. Disse fristene skal nedfelles skriftlig. Det vil i praksis si at det må utarbeides kassasjonsplaner med oversikt over hva som kan kasseres og når dette tidligst kan gjennomføres. Slike oversikter hører naturlig hjemme i fylkeskommunens og kommunenes arkivplaner, som utarbeides i nært samarbeid med IKAT.

Riksarkivaren melder at det til hjelp i arbeidet med praktisk bruk av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, vil bli utarbeidet en veiledning. Veilederen vil være klar 27.04.2015.

De nye bestemmelsene finner dere i sin helhet på lovdata.