Oppsett av bruk av arkivnøkler

Det er et krav at saksarkivet i et offentlig organ skal være oppstilt etter en godkjent emnebasert arkivnøkkel og at det skal utarbeides systematisk ordnede oppstillingsplaner for alle registre og dokumenter som ikke inngår i saksarkivet (Forskrift om offentlige arkiv §§ 2-3, 2-5). Disse oversiktene samles i arkivplanen, slik at en får en samlet oppstillingsplan over materialet i de ulike arkivene.

Oppsettet vil dermed inneholde en oversikt over:

• Arkivnøkkel for saksarkivet, som spesifiserer bruken av arkivnøkkelen.
• Oppstillingsplaner for fagsystemer og spesialarkiver som gir en oversikt over oppstillingen av materialet i disse arkivene og dokumentasjon av elektroniske databaser som gjør det mulig å nytte dette materialet ved bortsetting og fjernarkivering etter ordinær bruk.

De ulike systemene som brukes for arkivering kalles også for ordningssystemer. De ordningssystemene som deler dokumentene inn i hensiktsmessige grupper eller klasser med betegnelser eller nummerering av de ulike klassene, kalles for klassifiserings- eller klassifikasjonssystemer. Tross visse retningslinjer er det ikke alltid gitt etter hvilke prinsipp og systemer dokumenter skal arkiveres og det kan være flere aktuelle alternativer. Det kan derfor være nyttig med en gjennomgang av ulike ordningssystemer for dokumentasjon.

ORDNINGSPRINSIPP FOR DOKUMENTASJON

Det er således mange ulike prinsipper og systemer som har vært brukt, og som kan brukes og kombineres for arkivering av dokumenter. De eneste lovbestemte kravene er at saksarkivet i alle offentlige organer skal bruke en godkjent emnebasert arkivnøkkel, men ellers står en fritt til å bruke andre ordningsprinsipp i registre, i fagsystemer og spesialarkiver. Formålet er å finne fram til den mest hensiktsmessige og praktiske arkiveringsmetoden. Ordningssystemene må derfor være tilpasset type materiale de brukes på, de må være personuavhengige, gi best mulig grunnlag for identifisering og gjenfinning av dokumentasjonen, og være enkle i bruk.

Eksempler på arkivdel, ordningsprinsipp og rekkeordning:

PRIMÆRE OG SEKUNDÆRE SYSTEMER

Det er ikke alltid at krav om strukturert arkivering nødvendiggjør inndeling av arkivet i ulike arkivdeler. Hensynet kan også ivaretas innenfor et emnebasert arkiv ved bruk av sekundære arkivkoder. Personalmapper kan eksempelvis oppbevares i saksarkivet under emnekoden for personalmapper. Mappene er imidlertid ordnet og oppstilt etter objekt, i dette tilfellet fødselsnummer på person. Mappene vil dermed ha to koder knyttet til seg. Emnekoden er den primære koden for personalmappen, og viser at mappen oppbevares i emnearkivet. Objektkoden vil være sekundærkode.

Dersom personalmappene skilles ut som egen arkivdel, i form av et selvstendig personalarkiv, vil objektkoden kunne regnes som primærkode, da den henviser til at objektarkiv er oppbevaringsarkivet. Her kan de enkelte sakene i personalmappene ha to hoder knyttet til seg, objektkoden for mappen og emnekoden for saken. Emnekoden vil da være sekundærkode.

PRINSIPP FOR ORDNING OG OPPSTILLING

Emne som inndelingsprinsipp.
I saksarkivet holdes alle dokumenter som omhandler samme emne (saksområde) samlet, slik at en har samlet oversikt over saker og dokumenter innenfor det enkelte saksområde. Utgangspunktet for arkiveringen er hva (hvilket saksområde) dokumentet handler om, ikke hvem det kom fra (korrespondansepartner) fra, eller hvem det omhandler (objekt). Den enkelte saksmappe skal være komplett og inneholde så vel inn og utgående dokumenter, som interne notater som har betydning for saksutfallet.

Det er arkivnøkkelen som gir oversikt over emnene og dermed oppsettet i det fysiske saksarkivet. Emnene har en hierarkisk inndeling i overordnede klasser med underordnede hovedgrupper, grupper og eventuelt undergrupper. Arkivnøkkelen skal være tilpasset den enkelte virksomhets behov, og klasser og grupper skal dekke alle oppgaver og saksområder. Emnedisposisjonen skiller mellom de interne oppgaver (administrasjon, drift og forvaltning) som samles i egne klasser som kalles fellesklasser, og fagområdene som kalles fagklasser. Prinsippet er at dersom et dokument omhandler en sak som berører fellesklasser, skal det arkiveres på aktuelt emne i fellesklassedelen.

 DESIMALSYSTEMET SOM REKKEORDNING

Rekkeordningen i alle arkivnøkler er desimalsystemets tideling (10 = deci) fra 0 til 9. Saksområdene på øverste nivå er dermed delt i ti klasser. Hver klasse er delt i ti hovedgrupper, og hver hovedgruppe i 10 grupper, osv. Alle hovedgrupper og grupper er bundet til det overordnede klassenivå:

Eksempel: 354= klasse 3, hovedgruppe 5, gruppe 4

Den konkrete oppstillingsplan for saksarkivet vil dermed gå fram av den aktuelle arkivnøkkelen som brukes. For at den fysiske oppstillingen skal bli best mulig:

• Bruk godkjent arkivnøkkelstandard
• Tilpass arkivnøkkelen til egen virksomhet
• Lag oppsett i fysisk arkiv i tråd med nøkkelen

BRUK GODKJENT ARKIVNØKKEL

Det er i dag flere standard arkivnøkler i bruk i offentlig forvaltning.

• Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen er basert på den eldre utgaven av Norsk standard arkivnøkkel, NS 4104:1972. Samtlige statlige virksomheter er pålagt å bruke denne nøkkelen, som vedlikeholdes av Riksarkivet. Siste utgave er fra 2000. Fellesnøkkelen har en detaljert inndeling av tre fellesklasser 1-2, mens de enkelte virksomheter selv er pålagt å utarbeide fagklassene. Arkivnøkkel for Helseforetak er basert på denne arkivnøkkelen.
• NKS arkivnøkler for kommunene og for fylkeskommunene. Disse arkivnøkkelstandardene ble utviklet av Norske kommuners sentralforbund (nå KS). Kommunenøklene hadde to fellesklasser 0-1, fylkeskommunenøkkelen tre 0-2. Felles for begge nøklene var at fellesklassene og de resterende fagklasser på forhånd var spesifiserte og utbygde. Selv om nøklene er gått ut av produksjon og ikke blir vedlikeholdt av KS, er det flere kommuner og fylkeskommuner som bruker egenreviderte utgaver av kommunenøklene.
• K-kodenøkkelen er utarbeidet av Kommunenes Sentralforbund som erstatning for de eldre NKS-arkivnøklene, og brukes i dag av mange kommuner og fylkeskommuner. K-kodene er en blanding av et alfadesimalsystem, med desimalsystem for fellesklasser og bokstavklasser for fagområdene. Dermed får en 37 klasser mot norsk standard og desimalsystemets 10 klasser. Rekkeordningen av klassene i hovedgrupper og grupper bygger på desimalsystemet. Som for NKS nøklene er klasser, grupper og hovedgrupper forhåndsdefinerte og må følges av alle som brukes nøkkelen. I tillegg til emnekodene er det et sett av tilleggskoder som brukes i kombinasjon med felles- og fagklasser, som en ekstra hjelp i klasseringen av dokumenter.
• Arkivnøkkel for energiverk er utarbeidet av Norges Energiverksforbund (nå Energiforsyningens fellesorganisasjon, ENFO) i 1993. Nøkkelen følger delvis Norsk standard, med tre fellesklasser 0-2, men med to blandingsklasser av fag- og fellesoppgaver 3-4, i tillegg til fagklassene 5-9. Nøkkelen er i bruk i mange offentlige energiverk.
• Norsk standard NS 4138:1997, er den reviderte utgaven av norsk standard for arkivnøkler, og erstatter den tidligere standarden NS 4104:1972. I den nye standarden er de fire første klassene 0-3 reservert for fellesklassene. Disse er underoppdelt til og med hovedgruppenivå. Den videre underoppdeling av fellesklassene foretas etter behov, og utbygging av de seks tilgjengelige fagklassene foretas etter den enkelte virksomhets fagområder.

TILPASS NØKKELEN TIL EGEN VIRKSOMHET

Avhengig av hvilken arkivnøkkelstandard som brukes, må den enkelte virksomhet selv tilpasse et ferdig standardoppsett. Dersom det ikke er en egen faginstans, som et byarkiv eller et IKA, som leder arbeidet, bør det nedsettes en egen arbeidsgruppe bestående av arkivpersonale og saksbehandlere som arbeider seg gjennom forslaget. Det er viktig at de som arbeider med forslagene har den nødvendige opplæring og kunnskap om arkivnøkler, og at det gis tilstrekkelig opplæring til personalet når nøkkelen er ferdig til bruk.

Tilpasning av ferdige standardoppsett
Ved bruk av K-kodenøkkelen eller andre fullstendige nøkkeloppsett, er utgangspunktet en nøkkel med klasser og grupper bereknet for hele den kommunale forvaltning. De færreste vil ha behov for alle disse emneområdene. For å unngå mange ubrukte saksområder og tomme mappeoppsett:

Merk av klasser, hovedgrupper og grupper i standardnøkkelen som virksomheten har behov for. Husk at nøkkelen skal gjenspeile hele virksomhetens arbeidsområder. Skriv ut egen nøkkel og lag oppsettet i det fysiske arkivet tråd med dette.

Lag gjerne egne utfyllende venstresidekommentarer. I mange tilfeller kan det eksempelvis være aktuelt å presisere hvilke dokumentasjon som skal arkiveres under enkelte arkivkoder.

OPPSETT I FYSISK ARKIV

Oppsettet i det fysiske arkivet følger arkivnøkkelen. En må selv finne ut hvor mange «overskrifter» i form av faner det er behov for i oppsettet. Dette bør spesifiseres i arkivplanen, spesielt dersom det brukes fargekoder slik som eksempelet nedenfor viser. Kodene er hentet fra K-kodenøkkelen.

OPPSETT I FAGSYSTEMER OG SPESIALARKIVER

I enkelte sammenhenger er det mer praktisk å arkivere dokumentasjonen etter andre kriterier enn emne. Dette gjelder særlig for fysiske objekter som personer, bygninger, mm, hvor en ønsker all dokumentasjon om objektet samlet. Flere av disse seriene er trukket ut som egne spesialarkiver. Etter Forskrift om offentlege arkiv skal det utarbeides systematiske oppstillingsplaner for alle registre og dokumenter som ikke inngår i saksarkivet.

Det er mange ulike måter slike oppstillingsplaner kan utarbeides på. Enkelte har innarbeidet krav til oppstillingsplan i langt mer omfattende reglement for arkivering av enkelte serier. Noen av disse er gitt ut som egne hefter, som eksempelvis retningslinjer for arkivering av PPT-journaler, mapper i barnevernet, personalsaker, pasientjournaler, m.m. Noen nøyer seg med å vise til arkivserieplanene, dersom oversiktene viser ordningsmåtene for de ulike seriene, mens andre vil utarbeide samlede oversikter for alt materialet i et eget oppsett i arkivplanen.

I det minste bør oppstillingsplanene for hvert arkiv med egen ordningsmåte omfatte ordningsprinsippet og hvilke type dokumentasjon som skal arkiveres etter det skisserte prinsippet.