Glemt Passord?

Papirarkiv ordnet etter K-kodene

Emnene i arkivnøkkelen er tildelt arkivkoder på grunnlag av inndeling i klasser, hovedgruppe og grupper. Arkivkodene viser til hvike emner arkivmaterialet omhandler, og hvor dokumentene er arkivert i et fysisk arkiv. Klasseinndelingen med underoppdeling i desimalsystemet gir følgende kodesystem:

  • Fellesklasse: Tallkode. Arkivkodene for fellesoppgavene består av tall, hvor første siffer angir klassen, andre siffer hovedgruppe og tredje siffer gruppen
  • Fagklasse: Bokstavkode + tallkode. Arkivkodene for fagoppgavene består av kombinasjoner av bokstav og tall, hvor en bokstavkode angir klassen, en bokstav og ett siffer angir hovedgruppe, mens en bokstav og to sifre angir gruppen
  • Tilleggskoder: I tillegg til fellesklasse- og fagklassekoder inneholder systemet hjelpekoder som kan brukes til ytterligere presisering av hva en sak omhandler. For at hjelpekodene skal være aktuelle for de fleste emner og saksområder, omhandler de forhold som er generelle. Eksempler på slike gjengangere innenfor de ulike emner kan være høringer, kartlegging, kjøp, kontrakter, lover, møteprotokoller mm. Disse kodene er ikke emnekoder (angir ikke emnet), og viser alene ikke til hvor dokumentene er arkivert i et fysisk arkiv. Tilleggskodene kan derfor ikke stå alene, men bare brukes som supplement til felles- og /eller fagkodene.

Ordning av arkivstykker

Arkivstykkene settes opp stigende, dvs laveste arkivkode først - dette gjelder også for arkivstykker som inneholder flere arkivkoder. Sorteringen skal være i henhold til disse prinsippene:

  1. Arkivkode som består av kun Fellesklasse (tallkode)
  2. Arkivkode som består av både Fellesklasse (tallkode) og Fagklasse (bokstavkode+tallkode)
  3. Arkivkode som består av Fellesklasse (tallkode), Fagklasse (bokstavkode+tallkode) og tilleggskode
  4. Arkivkode som består av Fellesklasse (tallkode) og tilleggskode
  5. Arkivkode som består av Fagklasse (bokstavkode + tallkode)
  6. Arkivkode som består av Fagklasse (bokstavkode + tallkode) og tilleggskode

Eksempel:

  1. 040
  2. 040 X30
  3. 040 X30 &01
  4. 040 &01
  5. X30
  6. X30 &01

Ordning av sak

Innenfor hver arkivkode ligger sakene i synkende rekkefølge, dvs. siste saksnummer ligger fremst, f.eks 99/208, 99/109, 98/908, 97/500 etc.

Hver sak er ordnet i synkende rekkefølge, dvs.siste dok.nr ligger fremst i hver sak f.eks. 99/101-10, 99/101-9, 99/101-8 etc