Restansekontroll Restanse oppstår på innkommende brev og notater med oppfølging (N-notater) og er et varsel om at journalpostene ikke er besvart. En restanse forsvinner når den avskrives. Journalpostene må derfor avskrives når den besvares eller den kan tas til etterretning/orientering. Er restanseliste er en liste over restanser til en avdeling eller saksbehandler. Leders ansvarLederne skal foreta fordeling av jorunalposter fortløpende. Saksbehandlers ansvarJournalposter som besvares skal avskrives fortløpende (gjelder alle). Første mandag i måneden skal leder gå gjennom restanseliste for sin avdeling/enhet for forrige måned. Dokumentsenterets ansvarArkivet skriver ut rapport hvert kvartal til kommunaldirektør/enhetsleder som inneholder informasjon om alle enhetene innenfor deres fagområdet vedrørende:
- kommunens samlede restanser
- antall restanser pr avdeling
- Hvor mange flere eller færre restanser enheten har fått i løpet av perioden.
Mulige grunn til at restansen ikke er avskrevetBrev/notat som ikke ligger inne i ePhorte må legges inn. Hvis brevet som besvarer restansen har statur R - reservert - vil ikke brevet avskrives. Svarbrevet må ha status F - ferdig. Hvis det kommer feilmelding som gjør at avskriving ikke er mulig, ta kontakt med Dokumentsenteret. |