|
Når Post- og dokumentsenteret overtar arkivmateriale er det ønskelig at det er i en tilstand at det kan settes bort med det samme. Ikke alltid kan dette ønske bli innfridd. Derfor overtar vi også uordnet materiale. Det gjøres på følgende måte:
- Materialet tas imot og settes bort i hyller i bortsettingsarkivet. Bruk helst hyllene i rådene på høyre side (råd VII og VIII). Det burde prøves å sette arkivstykker fra samme arkivserie bort samlet.
- Materialet registreres i filen "Diverse avleveringer" i enhetsmappen "Bortsettingsarkiv" i ePhorte. Det fylles ut feltene for plassering, arkivskaper, innhold av materialet samt ytterår. Denne informasjon er viktig for senere ordning av arkivene.
- Samtidig registreres materialet i filen "Hylleoversikt - bortsettingsarkiv" i enhetsmappen "Bortsettingsarkiv" i ePhorte slik at vi har oversikt over arkivet og hvilke hyllene er opptatt.
For materiale som kommer med en planlagt avlevering gjelder at møtebøker, journaler, kopibøker o.l. materiale som må bindes inn ikke skal inneholde binders, stifter o.l. |
|