|
|
|
|
|
|
|
|
| Ansvar
|
Steg
|
Beskrivelse
|
|
|
|
|
|
|
|
MOTTAK
|
|
|
|
|
| Postbud
|
1
|
All post leveres til arkivtjenesten.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
2
|
Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev eller e-post) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne blir levert umiddelbart til arkivet for journalføring. E-post. Saksbehandler er ansvarlig for siling av e-posten, og sørge for at arkivverdig e-post blir journalført i sakarkivet.(se egen rutine i arkivplanen).
|
|
|
|
|
| Alle
|
|
Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for journalføring.
|
|
|
|
|
|
|
|
ÅPNING OG SORTERING
(Tilbake)
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
3
|
Personlig adressert post, leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post (jfr. steg 2).
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
4
|
All resterende post åpnes, jfr. arkivforskriften § 3-1 Konvolutter som post- og dokumentsenteret åpner og som skal videresendes skal forsegles igjen - enten med stift eller tape. Unntaket er regnskap/økonomi, der forsegles kun konvolutter hvor dokumentet inneholder sensitive opplysninger.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
5
|
Hastesaker og arkivverdig telefaks kopieres og kopien leveres til rette vedkommende. Originalen journalføres og følger vanlig postgang. Saksbehandler kaster kopien når originalen er mottatt.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
6
|
Arkivuverdig post skilles ut. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres: "Vennligst returner til arkivet dersom arkivverdig". Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Regler for arkivbegrensing finnes i arkivforskriften § 3-19
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
7
|
Lukkede anbudsaker som er tydelig merket med anbudsak og nummer utenpå konvolutten skal leveres uåpnet til innkjøp- og kontraktsavdelingen (behandles av autorisert personell i møte). Saksbehandler ved innkjøp- og kontraktsavdelingen er ansvarlig for å levere anbudsdokumentene til post- og dokumentsenteret for registrering etter anbudsåpning. Åpne anbud (pristilbud /-forespørsel) registreres i post- og dokumentsenter før fordeling til saksbehandler.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
8
|
Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.
|
|
|
|
|
|
|
|
REGISTRERING/JOURNALFØRING, SKANNING OG GJENNOMSYN
(Tilbake)
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
9
|
Stempler alle papirbaserte dokumenter som skal skannes og journalføres med godkjent rødt mottatt stempel.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
10
|
Dokumentene journalføres/registreres i henhold til arkivforskriften § 2-7 med følgende opplysninger:
- Dato for journalføring
- Saks- og dokumentnr.
- Avsender/mottaker
- Dokument- og saksinnhold
- Dokumentets dato
- Arkivkode
- Forfallsdato og avskrivningsmåte
- Dokumentstatus settes til jornalført automatisk av sak-/arkivsystem.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
11
|
Rundskriv (med følgeskriv) som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte og følger saken. Andre rundskriv fra samme utsteder som ikke fører til saksbehandling oppbevares i egne permer. Rundskriv er i utgangspunktet å betrakte som arkivuverdige og kan kastes ved behov.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
12
|
Skanning Dokumentene skannes i post- og dokumentsenteret. Dokumenter tilhørende psykiatrisk klinikk skannes ved uteliggende enheter eller ved klinikkens journalarkiv. Skanning kan skje på følgende to måter:
- Bunkeskanning - skanning av mange dokumenter med skilleark i en operasjon.
- Skanning av enkeltdokument til sak.
Bunkeskanning:
- Enkeltsidige dokumenter (simplex) sorteres i en bunke med skilleark for "Ny journalpost" og "Nytt vedlegg".
- Dokumentene skannes til en samlesak for skannede dokumenter.
- Deretter skannes dobbeltsidige dokumenter (duplex) og dokumenter av andre formater på samme måte som trinn 1 og 2.
- Skannede dokumenter redigeres og flyttes til aktuell sak i sak/arkivsystemet.
Enkeltdokumentskanning:
- Dokumentet skannes direkte til sak, evt. med skilleark for "Ny journalpost" og "Nytt vedlegg" dersom det er vedlegg til dokumentet.
- Det skannede dokumentet redigeres og lagres i sak/arkivsystemet.
Ved endring av journalopplysninger / flytting av skannede dokumenter til annen sak:
- Journalopplysninger endres.
- Det skannede dokumentet redigeres og flyttes til aktuell sak i sak/arkivsystemet.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
13
|
Gjennopptatt sak: Dersom dokumentene tilhører en sak som er avsluttet i inneværende periode endres sakens status i elektronisk journal.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
14
|
All mottatt korrespondanse som er vurdert som arkivverdig fordeles elektronisk til leder eller annen ansvarlig for gjennomsyn jfr. egne postfordelingsrutiner.
|
|
|
|
|
| Leder/saksbehandler
|
15
|
Påfører saksbehandler, eventuell tilgangskode, hjemmel (paragraf) for unntatt offentlighet. Tilgangsbegrensning og unntatt offentlighet: Det er leder/saksbehandler som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet. Hjemmel for å unnta informasjon fra offentlighet ligger i offentlighetsloven §§ 4-6a.
|
|
|
|
|
| Leder/saksbehandler
|
16
|
Evt. mangler/endringer av saksbehandler, kopimottakere og unndragelse fra offentligheten korrigeres eller formidles til arkivtjenesten.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
17
|
Registrerer saksbehandler, unntatt offentlighet, evt. andre journalkorrigeringer.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
18
|
Fordeler posten til respektive saksbehandlere.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
19
|
Aviser, tidsskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges på anvist plass.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
20
|
Post- og dokumentsenteret tar daglig ut offentlig journal for hele foretaket og offentliggjør denne over intranett og internett.
|
|
|
|
|
|
|
|
SAKSBEHANDLING UTGÅENDE / INTERN KORRESPONDANSE
(Tilbake)
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
21
|
Intern korrespondanse registreres/journalføres i sak- og arkivsystemet.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
22
|
Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og evt. gradering og unntatt offentlighet er ført på dokumentene. Eventuelle endringer korrigeres eller meldes arkivtjenesten som retter i journalen.
|
|
|
|
|
|
|
|
Saksoverføring: Dersom en sak eller journalpost skal overføres fra en saksbehandler til en annen saksbehandler, skal "gammel" saksbehandler korrigere i journalen eller gi beskjed til arkivtjenesten for oppretting i journal og viderefordeling til ny saksbehandler.
|
|
|
|
|
|
|
|
Sikring under saksbehandling: Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med sensitive og taushetsbelagte opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
23
|
Avskrivning: Avskrive registrerte dokument som ikke krever skriftlig svar eller gi beskjed til arkivet om behandlingsmåte (TE/TO = til etterretning/orientering eller TLF= besvart pr. telefon), svar og dato. TO = Saksbehandler har latt seg orientere, tatt saken til orientering. TE = Saksbehandler har latt seg orientere, i tillegg gjort seg opp en mening om innholdet og kommet frem til at det ikke er innvendinger i saken.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
24
|
Søker fram eksisterende sak ved saksbehandling i Ephorte.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
25
|
Vil saksbehandler ha opprettet ny sak kontakter han/hun arkivet for tildeling av saksnr. m.m.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
26
|
Ferdigstiller dokument.
Journalstatus endres
i journalen fra R (reservert) til F (ferdig fra saksbehandler)når dokumentet er ferdigstilt.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
27
|
Leverer dokument som skal underskrives av andre til underskriver.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
28
|
Legger originalen i konvolutt til frankering i egen hylle for eksternpost.
|
|
|
|
|
| Saksansvarlig
|
29
|
Sakens status endres til F umiddelbart etter ferdigbehandling
|
|
|
|
|
|
|
|
UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV - INTERNT
(Tilbake)
|
|
|
|
|
|
|
|
MERK! Følgende rutinebeskrivelser gjelder kun papirbasert arkiv. Etterhvert som økende antall saker bli helelektroniske, inngående dokumenter blir skannet og utgående dokumenter skapt i sak/arkivsystemet, vil disse rutinene i økende grad bli uaktuelle.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
30
|
Betjener arkivet for evt. oppfølging av saksbehandler. Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut. Ønsker saksbehandler bare enkelte dokumenter i en sak skal han/hun selv ta kopier av aktuelle dokumenter. Deretter skal saksmappa returneres til arkivet i samme stand som da den ble tatt ut (jfr. steg 33).
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
31
|
Ved elektronisk journalføring registreres nødvendige opplysninger i journalens utlånsfelt. I tillegg bør det brukes lånekort i arkivet.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
32
|
Leverer utlånt saksmappe tilbake til arkivet umiddelbart etter ferdigbehandling. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Sammenblanding av materiale i utlånte saker skal ikke forekomme.
|
|
|
|
|
|
|
|
Dersom utlånte saksdokument overdras til andre skal arkivet varsles umiddelbart og registrere dette.
|
|
|
|
|
| Alle
|
33
|
Merk! Evt. eksternt utlån skal kun gå via arkivtjenesten og følge egne retningslinjer.
|
|
|
|
|
|
|
|
ARKIVERING
(Tilbake)
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
34
|
Oppdaterer journalen. Avskriving: Alle inngående brev skal avskrives med opplysninger om når og hvordan behandlingen har skjedd. Dersom inngående dokumenter ikke besvares skriftlig, skjer avskrivning på grunnlag av saksbehandlers behandlingsmåte (jfr. steg 22). Saker avskrives ved at sakens status settes til A (avsluttet). Ingen saker kan avskrives før alle sakens journalposter er avskrevet.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
35
|
Kontrollerer med journalen at de journalførte dokumenter stemmer overens med registreringene så langt som mulig.
|
|
|
|
|
|
|
|
JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER
(Tilbake)
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
36
|
Fullstendig journal (løpende journal) tas ut av post- dokumentsenter påfølgende dag og kvalitetssikres.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
37
|
Offentlig journal kvalitetssikres av to personer ved post- og dokumentsenter og publiseres deretter på foretakets intranett og internettside (jfr. steg 20). Postlistene saneres etter tre måneder.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
38
|
Restanselister, forfallslister, eller lignende på hver saksbehandler tas jevnlig ut. I statsforvaltningen er det et generelt krav om å kjøre restansekontroll fire ganger i året. Ved Helse Stavanger skal dette gjennomføres hver 2. mnd. Restansekontroll gjennomføres slik: Det skrives ut akkumulerte restanselister. Disse distribueres til den enkelte saksbehandler. Saksbehandlerne bør skriftlig gis maksimalt 14 dagers frist til å gjennomgå restanselisten, påføre kommentarer og returne disse til arkivtjenesten. Listen kan distribueres elektronisk til hver enkelt saksbehandler. Når runden med restansekontroll er gjennomført og journalen er rettet opp, kan restanselistene kasseres. Når en saksbehandler slutter, skal det i god tid før siste arbeidsdag (senest 14 dager før) tas ut en restanseliste som dekker aktuell saksbehandler i hele den perioden vedkommende har vært ansatt. Saksbehandler skal overføre disse dokumentene til arkivtjenesten, eller gi beskjed om hvem som har overtatt saksbehandlingen.
|