|
Saksdokument samla til saker kan arkivleggjast i saksarkiv eller i spesialarkiv. Kommunen praktiserer denne ordninga for saksarkiveringa: Saksmapper - Dokumenta i ei sak skal arkiverast samla og leggjast anten i saksarkiv eller i spesialarkiv. Ei sak kan vere arkivert i vanlege saksmapper, dossiermapper og prosjekt:
- Ei vanleg saksmappe inneheld dokumenta som høyrer til ei sak. Slike mapper finst hovudsakleg i saksarkivet og skal vere ordna etter arkivkode og merka med arkivsaksnummer og sakstittel. I sak-/arkivsystemet blir desse sakene identifisert med arkivsaksnummer.
- Ei dossiermappe samlar fleire saker om det same objektet (eigedomar, personar) og dokumenterer eit forhold som strekkjer seg over tid (eigedomsforhold, tilsetjingsforhold). Slike mapper finst særleg i spesialarkiv, men kan og finnast i saksarkivet. I sak-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert med hjelp av objektkode kopla til delarkiv.
- Eit prosjekt er eit overordna nivå som samlar fleire vanlege saker. Dokumentasjon er knytt til gjennomføringa av eit arbeid og kan vere ordna som fleire vanlege saksmapper - slik at prosjektet berre finst som ein logisk struktur i sak-/arkivsystemet, eller samla til eit fysisk prosjektarkiv.
Arkivering i saksarkiv Saksarkivet skal dokumentere sakshandsaming og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle arkivskaparar skal ha saksarkiv. Saksarkivet skal vere ordna etter arkivnøkkel for kommunen. Alle saker som er til handsaming skal arkiverast i saksarkivet, med dei unntaka som går fram av arkivoversynet og avsnittet nedanfor. Arkivering i spesialarkiv Spesialarkiva samlar saker om spesielle saksområde, som har blitt skilde ut frå saksarkivet. Det kan vere ulike grunnar til dette: Den vanlegaste er at saksomfanget har blitt så stort, at framfinninga er avhengig av andre ordningssystem enn arkivnøkkelen (vanlegvis ulike objektkodar). Ein annan grunn til oppretting av spesialarkiv, er at saksdokumenta inneheld dokumentasjon som krev særleg trygg oppbevaring (t.d. personsensitive saker). Oppretting av nye spesialarkiv skal godkjennast av arkivleiar. Følgjande saksområde skal arkiverast i spesialarkiv:
- Personalsaker med varig verknad for tilsetjings-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiverast i sentralt personalarkiv. Saker som dokumenterer forhold som berre har kortvarig verknad (t.d. velferdspermisjonar, kursdeltaking o.l.) skal arkiverast i saksarkiv eller i lokalt personalarkiv der dette finst.
- Saker som inneheld sensitive opplysningar om einskildpersonar skal arkiverast som eigne seriar. Dette gjeld m.a. elev-, pasient- og klientarkiv.
- Heimelsdokument for kommunale eigedomar, avtale- og garantidokument som forpliktar kommunen og pantobligasjonar for etablerings- og utbetringslån, skal ordnast som eigne seriar. Korrespondansen om slike saker skal leggjast i saksarkivet.
- Saker som gjeld konkrete eigedomar skal arkiverast i eigne seriar etter gards- og bruksnummer. Dette gjeld byggjesaker, frådelingssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker.
- Saker om utbygging og drift av tekniske anlegg skal ordnast som eigne seriar.
- Rutinemessige saker som gjeld betaling av skatt og kommunale avgifter skal dokumenterast i kommunen sitt rekneskap. Saker om nedsetjing og ettergjeving av skatt og avgifter og tvangssaker i samband med inndriving av desse skal arkiverast i saksarkiv.
Fullstendig oversikt over spesialarkiva finst i oversyn over aktive arkiv i kommunen. Føring av møtebøker og vedtaksbøker Kommunen fører møtebøker for utval og for administrative vedtak. For føring av møtebøker og vedtaksbøker gjeld følgjande reglar:
- Redigeringa av innhaldet i og den grafiske utforminga av møte- og vedtaksbøkene skal følgje fastsett mal i sak-/arkivsystemet.
- All saksbehandling i møtet skal førast i møteboka. Innstillingstekstar skal ikkje endrast etter møtet. Utsette saker skal ha med all tekst frå tidlegare behandling. Vedtakstekst må ikkje vise til anna vedtak utan at dette er referert.
- Saker om elevar og klientar skal i følgje Datatilsynet sine konsesjonar for personregister leggjast fram for folkevalde organ i anonymisert form. Dette vil seie at namn og andre opplysningar som kan identifisere personane skal vere sletta frå sakspapira til utvalsmøta. I den endelege utgåva av møteboka skal namna takast med.
Det skal lagast møtebok etter kvart møte. Møteboka skal produserast på godkjent permanent papir og evt. påførast originale underskrifter. |