Kommunen bruker et felles edb-basert sak-/arkivsystem, Forum WinSak/DocuLive/ePhorte/etc, til journalføring, administrativ og politisk saksbehandling i kommuneadministrasjonen. Saksdokumenter blir arkivert på papir. Det edb-baserte arkivsystemet som brukes i kommunen skal være godkjent av Riksarkivaren. Arkivleder skal i samarbeid med systemansvarlig sikre at systemet er installert på en slik måte at det tilfredsstiller kravene i NOARK-standarden, slik at opplysninger ikke kan gjøres tilgjengelige for uvedkommende og at systemet bare er tilgjengelig for autoriserte brukere. Dokumentasjonen av system og tilgangen til systemet skal bevares.

Kommunen bruker også spesielle edb-baserte fagsystemer til saksbehandling på visse fagområder, f.eks. innenfor helse- og sosialsektoren. Disse fagsystemene skal ha programvare for journalføring som tilfredsstiller kravene til journalinnhold. Saksdokumenter som blir behandlet eller produsert av disse systemene skal bevares på papir, jf. arkivforskriften § 2-14, første ledd.

Kommunen skal innen utgangen av år 200.. utarbeide rutiner for kvalitetssikring av sak-/arkivsystemet og fagsystemene, slik arkivforskriften fastsetter. Disse skal innarbeides i arkivplanen. Arkivleder skal innen 1.....200.. levere forslag til skriftlige rutiner til administrasjonssjefen. Jfr. Arkivforskriften § 2-10