Journalenheter i sak-/arkivsystemet skal åpne og journalføre sin egen post. Arkivskapere som ikke er knyttet til et sak-/arkivsystem skal føre manuell postjournal.
- Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om journalførende enhet/arkivskaper, journalføringsdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og evt. unntak fra offentlig innsyn.
- Saksdokumentene blir klassert etter arkivnøkkelen.
- Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker.
- Klientpost/pasientpost til journalenheter med sensitive personregister (f.eks. sosialavdeling, barnevernavdeling, pleie og omsorgsavdeling) skal føres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene, dersom disse tilfredsstiller kravene til obligatoriske journalopplysninger.
|