Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Struktur

Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning (SDF) er hovedarkiv for Norges Handelshøyskole (NHH) og de sentrale styringsorganene.

02.05.06 tok NHH i bruk det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte. Det ble samtidig gjort en gjennomgang av arkivstrukturen ved høyskolen og gjort tilpasninger til den elektroniske hverdagen. 01.01.14 gikk NHH over til det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet Public 360. Det elektroniske hovedarkivet kalles saksarkiv. Alle dokumenter i saksarkivet ordnes og arkiveres etter en emneinndeling som fremgår av arkivnøkkelen (se eget avsnitt om Ordningsprinsipper).

Saksarkivet er delt inn i arkivdeler. En for personal og en for sakarkiv. Dette gjelder for personaldokumentasjon og studentdokumentasjon.

  • Personaldokumentasjon opprettes i egen arkivdel. Her plasseres dokumenter som vedrører de ansattes lønns- og tilsettingsforhold. De fysiske personalmappene fra før mai 2006 er plassert i Personalavdelingen. Henvendelser ang. personalsaker gjøres til Personalavdelingen
  • Studentdokumentasjon opprettes i sakarkivet. Studieadministrasjonen har ansvaret for registrering av studentsaker, arkivering og tilsyn med arkivet. De fysiske studentmappene fra før mai 2006 er plassert i Studieadministrasjonen. Henvendelser ang. studentsaker gjøres dit.

Ledelse

SDF er underlagt HR-avdelingen fra 19.11.2012 og har to rådgivere samt en førstekonsulent. Fagansvaret deles mellom rådgiverstillingene. NHH har sentral arkivoppfølging og journalføring med desentral registrering av dokumenter. Det betyr at instituttene registrerer sine dokumenter og alle saksbehandlere i sentraladministrasjonen produserer sine dokumenter i Public 360, mens det er Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning som sørger for kvalitetssikring og journalføring av det som produseres, utarbeiding av felles rutiner mm. SDF plikter å sørge for å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som gjelder for arkivering, og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandlingen. Videre skal SDF gjøre seg kjent og inneforstått med gjeldende regelverk, sørge for tilstrekkelig opplæring av nyansatte og ha ansvar ved gjennomføring av avlevering til arkivdepot.

Lokaler

Arkivlokaler for arkivmateriale produsert på papir (før 02.05.06) skal tilfredstille de fysiske krav som er gitt i forskrifter til arkivloven, kapittel IV. Materiale som er samlet inn sentralt er plassert samlet i fjernarkivet. Tilgang til fjernarkiv er det kun autorisert personale som har, ellers må man henvende seg til SDF for tilgang.

Laster...