Alle arkivverdige utgående brev skal journalføres, enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystem for personsensitive saker.

Saksbehandler kan journalføre utgående brev samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Arkivtjenesten/saksbehandleren skal før utsending kopiere utgående brev for arkivlegging i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok.

Arkivtjenesten skal kontrollere at saksdokumentene som er produsert internt er korrekt journalført.

Konfidensielle opplysninger skal aldri sendes med faks eller e-post.