Arkiv blir skapt som hjelpemiddel for administrasjonen, som har daglig bruk for arkivdokumentene til saksbehandling, oppfølging, kontroll og andre formål. Dette kaller vi den primære funksjonen til arkivene.

Skolens arkiver er kommunale arkiver og dermed underlagt bestemmelsene i arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Dette betyr bl.a. at arkivene er åpne for offentlig innsyn og for partsinnsyn.