Elevarkivene kan inneholde opplysninger om nåværende og tidligere elever ved skolen, i tillegg til opplysninger om foreldre eller foresatte. Hovedkravet er at personopplysningene er relevante for at skolene skal kunne utføre sine oppgaver i henhold til opplæringsloven.
MELDEPLIKTIGE BEHANDLINGER
Tidligere måtte skolene ha konsesjon fra Datatilsynet for å kunne opprette ulike typer elevregistre. Fra og med Personopplysningslovens ikrafttredelse er det nå kun meldeplikt for de behandlinger av personopplysninger som skolene utfører med hjemmel i opplæringsloven. Det betyr at de gamle konsesjonsreglene ikke gjelder, og at skolene selv må vurdere ut fra den nye loven hvordan de skal forholde seg til ulike spørsmål knyttet til opplysninger om elever og foresatte. Etter IKAVAs vurdering vil det imidlertid ikke kreve store endringer i forhold til de krav og retningslinjer som ble gitt i de gamle konsesjonsreglene. [1] De gamle reglene ble utarbeidet med de samme grunnkrav som den nye loven setter: Opplysningene skal være relevante og saklig grunngitte, tilstrekkelige og kun benyttes til de angitte formålene som opplæringsloven gir. På denne bakgrunn har IKAVA lagt Datatilsynets "Konsesjon for grunnskolen m.m." til grunn i utarbeidelsen av rutiner for skolens behandling av personopplysninger, som følger nedenfor.
Elektroniske elevregistre eller manuelle elevkort kan inneholde elevens navn, fødselsdato, adresse, klasse/klassestyrer og f.eks. opplysninger om skoleskyss, samt navn, fødselsdato, adresse, telefon og arbeidsgiver til foresatte. Hvis det registreres opplysninger som er regnet som sensitive etter personopplysningslovens § 2 (f.eks. etnisk bakgrunn, religiøs tilknytning og helsemessige forhold) i et elektronisk elevregister, må kravene i personopplysningslovens § 13 (om informasjonssikkerhet) og § 14 (om internkontroll) etterfølges.
De elektroniske elevregistrene kan ikke, med mindre de tilfredsstiller forskriftene til arkivloven, brukes som eneste lagringsmåte av arkivverdig dokumentasjon, om f.eks. elevvurderinger, karakterer, disiplinære forhold og referat fra foreldremøter.
Klasselister som skal utleveres til elever og foresatte kan inneholde elevenes navn, adresse, fødselsdato og telefonnummer, men skal bare omfatte den aktuelle klassen. Klasselister som skal utleveres til klassestyrer, skolestyre, skolelege, skoletannlege og klassekontakt kan inneholde elevenes navn, adresse, fødselsdato, telefon, og navn, adresse og arbeidsadresse til foresatte, samt opplysninger om klasse og navn på klassestyrer.
Karakterprotokoller kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer, terminmeldinger og terminkarakterer.
Vitnemålsprotokoller kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer og karakterer.
Klassedagbøker kan inneholde registrering av fravær o.l.
Elevmappene kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer, opplysninger om foresatte, vurderinger og referater fra foreldremøter. Når det er nødvendig og relevant, kan mappene også inneholde opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmidler i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak, IOP o.l. I tillegg kan elevmappen inneholde innkommet og kopi av utgående korrespondanse.
For at all dokumentasjon om hjelp til elever skal bli sikret og tatt godt vare på, skal det ikke opprettes flere mapper på den samme eleven. Dersom en skole har sosiallærer, spesiallærer og/eller rådgiver, kan det i samme mappe benyttes omslag av f.eks. ulik farge for å skille de ulike lærernes dokumenter fra hverandre, slik at en hindrer urettmessig innsyn.
BEHANDLINGER SOM ER FRITATT FOR MELDEPLIKT
På skolene kan det også være behandlinger som er unntatt meldeplikt. Dette gjelder f.eks. personalarkivet ved skolen [2]og nødvendig behandling av personopplysninger i skolefrititidsordningen (SFO). Selv om disse behandlingene er unntatt meldeplikt, gjelder like fullt reglene i Personopplysningsloven i håndteringen av opplysningene som fremkommer her.
[1] Denne antagelsen styrkes ved at Datatilsynet på sine internettsider i januar 2003, henviser til regler om elevopplysninger som er identiske med de som ble gitt i den gamle konsesjonen for grunnskolene.
[2] Såfremt kravene i personopplysningsforskriftens § 7-16 følges.
