Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

SAKSFRAMLEGG

Arkivtjenesten

1

Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å forberede og skrive og forberede saker som baserer seg på delegasjonsvedtak fra utvalg eller har hjemmel i lov, forskrift eller annet regelverk (for detaljer se rutinebeskrivelser for behandling av post).

Saksbehandler

2

Oppretter et nytt dokument i saken i sak/arkivsystemet.

(Her settes inn en systemspesifik beskrivelse)

Saken skal skrives i tråd med kravene til fullført saksbehandling. Saksframlegget skal bestå av en saksutredning og et administrativt vedtak som viser til delegasjonsvedtak eller annen hjemmel. Administrative vedtak vil bli referert for utvalget som har gitt fullmakten i neste møte

Som en del av saksforberedelsen må saksbehandler sørge for å registrere parter i saken. Dette gjøres i sak/arkivsystemet.

3

Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde vedtaket til part (med henv. til delegasjonsvedtak).

EFFEKTUERING AV VEDTAK

4

Sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. (Jfr. steg 2). Saksbehandler skal i brevet informere om klagmuligheter og -kanaler. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:

• Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være *** kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er ein uttale i saka. Endeleg vedtak vert gjort av ***. Ev. klage skal stilast til: ***. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

5

For utsending og arkivering av partsbrev, se rutinebeskrivelser for håndtering av post annet sted i denne arkivplanen.

Politisk sekretariat / Utvalgssekretær

6

Til hvert møte setter utvalgets sekretær opp via sak/arkivsystemet delegerte saker som "fast sak". Dette rapporterer for utvalget hvilke saker som er vedtatt med hjemmel i delegasjonsvedtaket i et avgrenset tidsrom (mellom hvert utvalgsmøte). Disse rapportene inngår i utvalgets møtebok.

Arkivtjenesten

7

Alternativ 1: I tillegg til at deligerte saker tas inn i møtebok under fast sak (jfr. steg 6), blir administrative vedtak basert på deligert myndighet oppbevares med gjenparter i arkiv på sak og i kopibok.

Alternativ 2: Alle delegasjonsvedtak med saksutredning skrives ut og signeres. Utskriftene settes krinoligisk i ringperm. Disse ringpermene behandles som møtebok og bindes inn i forbindelse med bortsetting eller senest i forbindelse med overføring til arkivdepot.