Arkivansvar og fullmakter

Øverste arkivansvar 

Øverste administrative ledelse har ifølge § 1.1. i Forskriften til Arkivloven, ansvaret for høyskolens arkiv, og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket. Ved NHH vil dette bety at Rektor er øverste ansvarshaver for arkivet, med prorektor for fagressurser og HR som nest øverste ansvarshavende.  

Seksjon for dokumantasjonsforvaltning – ansvar: 

HR-sjef er øverste faglige ansvarlig i kraft av sin rolle som personalleder for alle ansatte i seksjon for dokumantasjonsforvaltning. Seksjon for dokumantasjonsforvaltning består av tre ansatte, der to rådgivere har ansvar for det arkivfaglige og arkivdriften ved NHH og rapporterer således til HR-sjef. Arkivrådgiverne deler dermed det faglige ansvaret. Den tredje ansatte på seksjon for dokumantasjonsforvaltning har en utførende rolle.  

Administrativ plassering 

  • Arkivrådgivere er arkivfaglig underlagt rektor (jfr. arkivlovens bestemmelser § 2-1). 
  • Seksjon for dokumantasjonsforvaltning er lagt til HR-avdelingen med HR-sjef som nærmeste overordnede. 

Ansvar 

  • Seksjon for dokumantasjonsforvaltning har et overordnet faglig ansvar for høyskolens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale. 
  • Seksjon for dokumantasjonsforvaltning skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp. 
  • Seksjon for dokumantasjonsforvaltning skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for høyskolens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet. 
  • Seksjon for dokumantasjonsforvaltning er høyskolens kontakt utad i saker som gjelder arkivvirksomheten. 

Arbeidsoppgaver 

  • Arkivfaglig ansvar for ansatte som arbeider med arkiv 
  • Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene 
  • Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt 
  • Sørge for at det utarbeides instrukser innenfor arbeidsområdene 
  • Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert 
  • Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder 
  • Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk 
  • Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand 
  • Ansvar for bruk og lån av materiale fra daglig- og bortsettingsarkiv 
  • Ansvar for avlevering av arkiv til statsarkivet i Bergen 

 

Saksbehandlers arkivansvar 

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. 

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter og annen juridisk dokumentasjon eller primærdokumentasjon de arbeider med, blir arkivlagt. Dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven er å regne som saksdokument for organet og alle andre dokumenter som Norges Handelshøyskole behøver for juridisk eller annen dokumentasjon. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet. 

Saksbehandler skal derfor: 

  • Kontrollere at mottatte brev er registrerte i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også e-post, sms og også forespørsler som gjøres via websider/sosiale medier. Det bør ikke startes saksbehandling på brev som ikke er tatt inn i elektronisk arkiv 
  • Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og websider) som kommer direkte til saksbehandler blir tatt inn i elektronisk arkiv 
  • Påse at sensitive dokumenter er/blir påført riktig lovhjemmel og riktig tilgangsgruppe (ekstern og intern tilgangskontroll) 
  • Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak 
  • All saksbehandling skal skje i høyskolens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Ingen offentlige saksdokumenter skal lagres i personlige filer/mapper 
  • Saksbehandler skal ta inn i journalen egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandling eller dokumentasjon av saksbehandling eller juridisk bindende dokumenter 
  • Ha ansvaret for at alle brev som sendes har riktig status i saksmappe. Dette gjelder også e-post 
  • Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes og status settes til Avsluttet av saksbehandler 
  • Saksbehandler har ansvaret for at papirbasert materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet 
  • Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert 
  • Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. obs og forfallskontroll 

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder ved høyskolen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.