Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier:
Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting.
Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra skolen. Dersom skolen har mye brevveksling om enkeltelever, kan den ha to kopibøker: en kopibok for offentlige saker og en for konfidensielle saker. Kopibøker skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting.
Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse. Skolene skal føre postjournal, dersom ikke denne oppgaven utføres av en sentralisert arkivtjeneste. Journalen er enten elektronisk eller manuell. Føres den elektronisk, må det tas utskrift av denne hver dag, med mindre det er et NOARK-4 system. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, som merkes U.O, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Offentlig journal lages ved behov, men det er postjournalen som skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting og bevares for alltid.
Saksarkivet inneholder saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Saksarkivet er innrettet slik at dokumentene i en sak skal legges i en egen saksmappe, som får påført arkivnummer og sakstittel. Saksmappene skal stilles opp etter arkivnøkkelen.
Egenproduserte rundskriv er en arkivserie som IKAVA anbefaler å opprette. I denne serien arkiveres egne rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl. fysisk adskilt fra resten av saksarkivet, sortert kronologisk. Hvis skolen ikke oppretter en serie som inneholder alle egne arkivverdige rundskriv, må disse arkiveres i saksarkivet. Fordelen med en egen serie er bedre oversikt over rundskrivene og en mindre arbeidskrevende jobb når disse skal kassasjonsbehandles.
Elevarkiv/spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen, f.eks. fødselsdato eller alfabetet. Spesialarkiver som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved en skole kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien.
Når det gjelder personalarkivet, skal normalt alle originale dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold arkiveres i det sentrale personalarkivet i kommunen eller hos skoleetaten. Andre dokumenter som gjelder den daglige forvaltningen, kan man ha i et personalarkiv på skolen.
Personalarkiv. Skoler i DENNE kommune har selvstendig arkivansvar for personaldokumentasjonen og skal selv beholde originale dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold. Dokumentene arkiveres i en egen arkivserie ordnet alfabetisk eller etter fødselsdato.
En mer detaljert arkivoversikt er tatt med bakerst i denne rettledningen.
