Bakgrunn og formål med arkivplanen

Arkivplanen er utarbeidet i henhold til forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 §2-2. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet ved Norges Handelshøyskole. En arkivplan er et dynamisk dokument som endres i takt med endringer i organisasjonen.

Alle offentlige institusjoner er pålagt å ha en arkivplan. En arkivplan er i hht forskriften til loven en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise:

• hva arkivet omfatter, det vil si hva slags arkivmateriale som inngår i arkivet
• hvordan arkivmaterialet er organisert, det vil si hvordan det er ordnet eller strukturert, og hvordan og hvor det er oppstilt
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, det vil si en oversikt over gjeldende lover, forskrifter, vedtak, instrukser og rutinebeskrivelser

Hensikten med å ha en arkivplan er at den skal gi en oversikt over hva organet har av arkivmateriale og på hvilken måte det er organisert slik at ettertiden kan finne fram i det som ellers ville være en utligjengelig samling av dokumenter.

Arkivplanen skal fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter ber om opplysninger om arkivforholdene og andre forhold de kan kreve dokumenteret.

Oppdatering av arkivplanen

Arkivplan for Norges Handelshøyskole er registrert som en egen sak i Public 360 med saksnr. 14/02745. Tidligere ble de registrert i sak nr. 2008/484 i ePhorte.

Arkivplanen revideres årlig, og registreres som ett nytt dokument innenfor saken. Saken avsluttes neste gang det settes periodeskille i arkivet.